Les secteurs de l’assurance et du courtage ne sont pas soumis aux mêmes contraintes en matière d’archivage électronique, étant régulés par des organismes différents. Quelles sont les obligations spécifiques de conservation dans ces deux secteurs ? Arkhineo fait le point.
Les entreprises du secteur de l’assurance
Les sociétés d’assurance sont essentiellement régulées par le Code des assurances et l’ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) qui tous deux imposent des contraintes spécifiques en matière de conservation et d’archivage électronique. Les entreprises du secteur doivent également posséder un système de gouvernance efficace qui garantit une gestion saine et prudente de l’activité, selon la réforme réglementaire européenne du monde de l’assurance Solvabilité II. Il est ainsi fondamental pour elles, dans le cadre des relations souscripteur – assureur, ou plus généralement pour les contrats d’assurance, de posséder et d’être en mesure de délivrer toutes les informations les concernant.
En termes de conservation, les contrats d’assurance font l’objet de délais de prescription différents selon les actions qui en dérivent :
• 2 ans pour les actions dérivant d’un contrat d’assurance (actions en paiement de prestation ou de prime d’assurance par exemple) ;
• 10 ans pour les contrats d’assurance vie lorsque le bénéficiaire est différent du souscripteur, et pour les contrats d’assurance contre les accidents aux personnes quand le bénéficiaire est l’ayant droit de l’assuré décédé ;
• 30 ans pour les contrats d’assurance vie à compter du décès de l’assuré.
En plus des contrats, les sociétés d’assurance doivent également conserver d’autres éléments de preuve. Ainsi doivent elles notamment archiver les listes relatives aux sinistres indemnisés et non indemnisés intervenus sur chaque exercice, les éléments comptables, les pistes d’audit associées aux sinistres ainsi que des documents liés à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
Le cas spécifique des courtiers
Les courtiers sont des distributeurs dont le rôle est de conseiller et de commercialiser des contrats d’assurance. Ils agissent en tant qu’indépendants et ne sont pas soumis aux obligations des mêmes organes de régulation que les sociétés d’assurance. Le courtage est qualifié d’acte commerçant et est encadré par les réglementations définies par le Code du Commerce. La durée de conservation à laquelle sont soumis les exemplaires de contrats des courtiers est de 5 ans.
Par ailleurs, une nouvelle régulation de l’ACPR et de la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence de la Consommation et de la Répression des Fraudes) impose aux courtiers, depuis le 1er avril 2022, d’enregistrer et de conserver les appels téléphoniques ayant abouti à la conclusion d’un contrat d’assurance, pour une durée de 2 ans à compter de la prise de contact.
L’utilisation d’un SAE (Système d’Archivage Électronique) permet de répondre à ces différentes contraintes, d’exécuter et de respecter la politique d’archivage électronique des entreprises, aussi bien pour les assureurs que pour les courtiers.
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