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Bâtiments hospitaliers

La dématérialisation des documents de santé dans les centres hospitaliers

Les hospitalisations impliquent la création de nombreux documents médicaux qu’il convient de conserver sur de longues durées. Le format papier, qui engendre des lourdeurs de gestion et des difficultés d’accès, est donc de moins en moins approprié. Les évolutions légales et réglementaires encouragent aujourd’hui la dématérialisation des documents dans les hôpitaux. Arkhineo fait le point.

Comment dématérialiser les documents de santé ?

La dématérialisation dans le secteur de la santé est encadrée par des exigences légales et règlementaires. L’ordonnance du 12 janvier 2017 (n°2017-29) introduit la reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique, ainsi que la possibilité de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique. Elle vise à permettre la dématérialisation intégrale des documents médicaux produits et échangés entre les professionnels de santé et avec leurs patients. Les documents du corps médical doivent être conservés de façon intègre et pérenne pendant toute la longue durée légale de conservation, comme pour les documents administratifs. En cas de contentieux, il conviendra de fournir un dossier de preuves démontrant que le fichier n’a jamais été altéré. La transformation numérique permet ainsi d’assurer une meilleure traçabilité des actions.

Les documents des centres hospitaliers sont considérés comme sensibles car ils comportent des données de santé à caractère personnel et sont soumis au secret médical. Ces documents sont donc sujets à une réglementation plus stricte qui implique pour l’établissement hospitalier un agrément HDS (Hébergeur de Données de Santé), ou de faire appel à un prestataire de confiance agréé HDS pour l’archivage électronique des documents de santé.

Quels sont les documents de santé à archiver et quelle est leur durée de conservation ? 

Dans les hôpitaux, de multiples documents sont concernés. Ils contiennent des informations sur les coordinations de soin, la nature des pathologies ou des traitements et la prise en charge des patients, ainsi que des études spécifiques. Les durées de conservation varient d’un document à l’autre : 20 ans pour les consentements des patients pour les soins, de 10 à 40 ans pour les comptes rendus d’examens et les résultats d’analyses.

Compte tenu des longues durées de conservation des différents documents, les conditions d’archivage ne sont donc pas à prendre à la légère. Faire appel à un tiers de confiance archiveur agréé comme Arkhineo permet de se prémunir efficacement en cas de contentieux en détenant tous les éléments de preuve.

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