L’externalisation des archives électroniques permet de confier la conservation des documents d’une entreprise à des prestataires de confiance numérique. En effet, pour bien archiver, il est important de respecter les contraintes juridiques et de disposer des bons moyens logistiques et humains. Quels sont les avantages d’externaliser ses archives électroniques ?
Externaliser ses archives électroniques pour gagner de l’espace
La mise en place d’un système d’archivage électronique nécessite la création d’un centre de données informatiques (data center). Bien souvent, les TPE/PME ou les professions libérales ne disposent pas d’assez de place pour l’implémentation de ces infrastructures et équipements. L’externalisation dans ce cas, permet de gagner des mètres carrés, de libérer des espaces de travail pour les collaborateurs et d’éviter d’aménager une pièce pour la conservation des archives électroniques.
Maitriser ses coûts en externalisant l’archivage électronique
Sous-traiter ses archives à un tiers-archiveur de confiance permet d’optimiser ses coûts. L’entreprise limite ainsi ses dépenses en matière de :
• data center dédié à l’archivage électronique
• équipements à acheter pour le centre informatique
• de collaborateurs à recruter pour gérer la conservation des données
Sécuriser vos données électroniques grâce au tiers-archiveur
Le prestataire de confiance certifié respecte de nombreuses normes et certifications pour conserver des documents électroniques. Il possède en conséquence des sites de conservation conçus avec un très haut niveau de sécurisation (contrôle d’accès, système de surveillance…). Les données conservées sont ainsi protégées de façon optimale. Le tiers-archiveur de confiance garantit donc :
• l’intégrité
• la confidentialité
• la traçabilité
• la pérennité
• la réversibilité
Les systèmes d’archivage électronique possèdent également des systèmes de chiffrements et d’authentification des utilisateurs. Cela vous garantit donc une protection sans faille pour vos données électroniques dans le respect des normes et du RGPD.
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