Selon le décret du 5 décembre 2016, une copie est présumée fidèle si elle résulte d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte d’origine. De plus, selon la norme NF Z42-013, cette copie fidèle devient ensuite une copie fiable lorsqu’elle est archivée à valeur probante dans un système d’archivage électronique conforme aux normes en vigueur en la matière. Comment passer de l’une à l’autre ? Arkhineo vous explique.
La copie fidèle
Il s’agit d’une copie numérisée à l’identique d’un document papier. Elle doit obligatoirement indiquer sa date de création et son auteur, et disposer d’une empreinte électronique qui permet de détecter toute modification de son contenu. Pour cela, un horodatage qualifié précise la date et l’heure de création du document électronique. Pour qu’une copie soit fidèle, elle doit se référer à la norme NF Z42-026 qui décrit les exigences légales en matière de numérisation et d’archivage des documents papier, ainsi que les contrôles de suivi à mettre en place.
La copie fiable
Dans le cas de la copie fiable, celle-ci a la même valeur juridique qu’une copie originale. Elle respecte par nature les données du document authentique et son contexte de numérisation dans la durée. À la différence de la copie fidèle, la copie fiable prend en compte les paramètres de durabilité et de conformité juridique du document.
Pour obtenir une copie fiable, il est nécessaire de produire une copie fidèle et de la conserver dans un système d’archivage électronique conforme à la norme NF Z42-013. Cette dernière assure en effet la fidélité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés, la conformité du SAE étant démontrée par la certification NF461.
Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 fixe l’ensemble des conditions applicables aux copies fidèles pour en faire des copies fiables :
• déterminer le contexte de la numérisation, en particulier la date de création de la copie ;
• approuver l’intégrité de la copie numérique par l’usage d’une empreinte électronique en s’appuyant sur des moyens cryptographiques reconnus (horodatage qualifié, cachet et signature électroniques qualifiés) ;
• conserver la copie et son empreinte dans un SAE conforme Z 42-013 afin d’éviter toute altération de sa forme ou de son contenu dans le temps et de disposer d’éléments de preuve associés permettant d’effectuer les contrôles d’intégrité ;
• mettre en place des mesures de sécurité de haut niveau.
La copie fiable est ainsi authentique, intègre, intelligible dans le temps et peut servir d’élément de preuve lors d’un contentieux ou d’un contrôle administratif. Ce système permet aux organisations privées et publiques de numériser leurs documents et de détruire les originaux papier, réduisant ainsi les risques de fuites d’informations et de pertes de documents liés aux catastrophes naturelles ou aux incendies.
Limiter les archives papier grâce à la copie fiable : 4 exemples
Il existe plusieurs types de numérisation qui se basent sur le principe de la copie fiable et permettent de détruire les originaux papier :
• la numérisation centralisé des stocks : elle concerne l’archivage électronique d’une ancienne collection de dossiers ;
• la numérisation décentralisée des stocks : il s’agit d’une numérisation à la demande par un service d’archives pour un service métier ;
• la numérisation centralisée de flux : elle fait référence à l’archivage électronique centralisé des courriers entrants ;
• la numérisation décentralisée des flux : elle concerne la conservation des documents produits aux guichets d’accueil ou dans une relation de face à face (banque, administration, etc.). La numérisation se fait immédiatement par le professionnel (par exemple, un conseiller de clientèle dans une banque ou un agent immobilier) et les documents sont rendus à leur propriétaire après numérisation.
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