Les documents électroniques des entreprises et des collectivités publiques sont soumis à des obligations de conservation. Des contraintes additionnelles sont également imposées par des organes de tutelle ou de régulation dans certains secteurs d’activité. Quelles sont-elles ? Comment répondre à ces enjeux d’archivage sectoriels ? Explications avec Arkhineo.
Le secteur de l’assurance
Les sociétés du secteur de l’assurance sont soumises au Code des Assurances ainsi qu’aux règles édictées par l’ACPR (Autorité de contrôle prudentiel et de résolution), qui fixent les obligations en matière de conservation dans le secteur. Elles doivent respecter les délais de prescription fixés pour chaque document, à savoir 10 à 30 ans pour les contrats d’assurance et 2 ans pour les actions les décrivant.
L’utilisation d’un système d’archivage électronique (SAE) au sein des systèmes d’informations permet de répondre à ces obligations mais aussi de :
• retrouver rapidement un document parmi des milliers lors d’un contrôle (AMF, ACPR, etc.) ;
• éviter les amendes en cas de non-respect des obligations de conservation (piste d’audit fiable) ;
• faire valoir ses droits en cas de contentieux avec un client (les documents sont recevables juridiquement et les organismes d’assurance s’assurent ainsi de posséder des dossiers complets) ;
• garantir les exigences de disponibilité et de confidentialité des documents (lutte contre le blanchiment et terrorisme).
Les courtiers quant à eux ne sont pas soumis aux mêmes délais de prescription que les assureurs, car le courtage est qualifié d’acte commerçant. Ils doivent donc se conformer aux obligations du Code du Commerce selon lequel le délai de prescription est plus court : 5 ans.
Le secteur de la santé
Dans le secteur de la santé, l’archivage électronique des documents doit essentiellement :
• garantir aux documents numérisés la même force probante que les originaux papiers (garantie de l’intégrité) ;
• respecter les durées de conservation prévues pour chaque type de document (10, 20, 25 et 40 ans) ;
• respecter le référentiel « Force probante » des documents de santé ;
• être en mesure, en cas de contentieux, de produire un dossier de preuve complet démontrant que le document n’a jamais été altéré ;
• être conforme au règlement RGPD pour préserver les documents contenant des données de santé à caractère personnel ;
• se référer à l’ordonnance du 12 janvier 2017 (n°2017-29) qui vise à dématérialiser les documents médicaux produits et échangés entre les professionnels de santé et avec leurs patients.
Par ailleurs, les documents de santé à caractère personnel étant considérés comme des données particulièrement sensibles, ils font objet d’une réglementation plus stricte relative au Code de la Santé qui requiert de disposer d’un agrément HDS (Hébergeur de Données de Santé). Faire appel à un prestataire de confiance agréé HDS est indispensable pour l’archivage électronique de ces documents.
Le secteur public
Les archives publiques représentent l’ensemble des documents qui résultent de l’activité des Collectivités Publiques (État, collectivités locales, établissements publics, organismes de droit privé chargés de la gestion d’un service public). La conservation des archives courantes et intermédiaires dans ce secteur doit :
• répondre aux durées légales de conservation et aux exigences définies en accord avec le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) ;
• dans le cas où elle est assurée par un prestataire, être assurée conformément aux exigences du Code du Patrimoine en la matière, qui imposent que celui-ci dispose d’un agrément de la part du SIAF ;
• être à valeur probante pour défendre et justifier les droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées ;
• servir de documentation historique et de recherche.
Le SAE permet donc de faire face aux différentes contraintes techniques, légales et réglementaires associées aux exigences sectorielles. Il garantit dans chaque cas le maintien de l’intégrité des documents et de leur valeur probatoire.
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