MyArkhineo est le portail web en mode SaaS développé par Arkhineo permettant de verser les documents et de rechercher, consulter et gérer à tout moment et en toute sécurité ses archives. Il propose aux utilisateurs de multiples fonctionnalités, parmi lesquelles le partage sécurisé d’archive avec un ou plusieurs tiers. Quelle est son utilité ? Comment fonctionne-t-il ? Explications.
Le partage d’archive
Dans certaines situations, comme lors d’un audit ou d’un contentieux, des personnes externes à l’entreprise peuvent avoir besoin d’accéder à des archives afin de les étudier et/ou de les produire devant la justice ou un organe de tutelle. Le simple partage par e-mail présente un vrai risque de sécurité et peut poser des problèmes de poids des pièces jointes ou encore des contraintes de traçabilité. L’accès d’un tiers à l’ensemble du SAE (même limité dans le temps) n’est pas non plus sans risque. Afin de proposer une alternative simple, sécurisée, limitée dans le temps, traçable et révocable à tout moment, Arkhineo a mis en place le « partage d’archive » sur MyArkhineo.
Cette fonctionnalité permet de créer un espace temporaire de consultation contenant des documents électroniques archivés sur MyArkhineo, accessible temporairement par une tierce personne ou pour un collaborateur ne disposant pas d’accès, mais pourtant authentifié(e) de manière plus forte qu’un simple login/mot de passe.
Un fonctionnement garantissant une sécurité optimale
La première étape pour qu’un utilisateur MyArkhineo puisse, dans le cadre de ce cas d’usage, créer des espaces temporaires de consultation et partager des archives avec un tiers est de disposer préalablement des droits spécifiques associés (accordés par l’Administrateur d’Espace Client selon le profil). Ce dernier délimite le périmètre de partage en identifiant le ou les espaces d’archivages ou types de documents concernés. L’utilisateur disposant ainsi des droits peut alors ensuite sélectionner la ou les archive(s) et la ou les partager pour une durée déterminée ne dépassant pas 90 jours.
La deuxième étape consiste à créer un compte temporaire pour la personne tierce en y associant son adresse e-mail et son numéro de téléphone mobile qui, conjointement, permettront un accès sécurisé via une authentification multi-facteurs.
Après avoir reçu l’email d’invitation et par ce biais s’être authentifié, le tiers « invité » est alors connecté à ce compte temporaire, et peut consulter les documents préalablement sélectionnés en amont à cet effet par l’utilisateur ainsi que leurs éléments de preuves (attestations de conformité et conteneur archive complet au format XML). Cette fonctionnalité de MyArkhineo permet ainsi le partage sécurisé de documents avec des personnes externes.
Elle assure également la traçabilité : toutes les actions menées sur une archive par la personne tierce sont tracées et ajoutées au Journal de Cycle de Vie de l’Archive (JCVA) qui, lui, n’est pas accessible depuis le compte temporaire.
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