Le développement de la dématérialisation génère un volume de plus en plus important de documents numériques qu’il faut ensuite conserver et même préserver. L’archivage des documents distingue trois âges : courant, intermédiaire et définitif. Comment sont définis les différents types d’archives ? Qu’apporte un Système d’Archivage Électronique (SAE) dans la gestion du cycle de vie des documents ? Quelles sont les conséquences en cas de non-respect des durées de conservation ? Explications avec Arkhineo.
L’approche française de qualification des archives
À la différence de la règlementation anglo-saxonne relative à la conservation d’archives, plus axée sur le statut et la portée juridique de l’information, la règlementation française met l’accent sur la localisation physique et sur l’objet d’utilisation des archives.
Depuis la recommandation de la CNIL de 2005, dans le prolongement du décret du 3 décembre 1979 relatif aux services d’archives publics, on distingue trois grands types d’archives.
Les archives courantes correspondent aux données ou documents d’utilisation fréquente pour l’activité des services concernés d’une entreprise ou organisme qui les produisent ou les reçoivent.
Les archives intermédiaires qui, dans le cas particulier du secteur public, ne peuvent être confiées à un prestataire que s’il est dûment agréé par le SIAF (Service Interministériel des Archives de France), sont les archives conservées afin de satisfaire à des obligations de conservation légales ou règlementaires, ou qu’il convient de conserver jusqu’à extinction du délai de prescription (afin de faire valeur ses droits en cas de contentieux administratif ou judiciaire). Cette durée d’archivage intermédiaire, pendant laquelle la valeur probatoire, la disponibilité et la pérennité doivent être assurées, est la D.U.A (Durée d’Utilité Administrative).
Les archives définitives, quant à elles, sont celles qui, à l’issue de la D.U.A, ont été considérées comme présentant un intérêt scientifique, statistique, architectural ou historique et doivent être conservées sans limitation de durée.
Le rôle du Système d’Archivage Électronique (SAE) dans le cycle de vie des documents électroniques
Les entreprises, organismes ou établissements privés ont l’obligation, au regard de la réglementation applicable, d’archiver nombre d’informations ou de documents relatifs à leur activité passée, en particulier au sujet des opérations effectuées avec leurs clients, fournisseurs ou salariés (contrats, bulletins de salaire, factures, bons de commande/livraison, procès-verbaux, agréments/certifications, etc.). Cependant, ces archives doivent respecter des durées de conservation spécifiques, proportionnées à la finalité poursuivie (commerciale, civile ou fiscale) ou aux délais de prescription.
Afin de répondre à ces exigences (ou nécessités) de conservation, il est important d’archiver les différents types de documents électroniques en toute sécurité, de maintenir leur valeur probante ainsi que leur lisibilité dans le temps. Il est également indispensable que les actions réalisées sur un document soient tracées afin d’apporter le moment venu la preuve que, tout au long du cycle de vie du document (et plus spécifiquement pendant sa période d’archivage), les exigences d’origine, d’intégrité, d’intelligibilité et de pérennité ont bien été satisfaites.
Un SAE permet de répondre à ces différents enjeux. Il permet la conservation intègre, pérenne et sécurisée des documents électroniques par ses fonctions de versement, de classement, d’interrogation, de gestion (horodatage, métadonnées, journalisation), de traçabilité et de préservation des données et documents numériques conservés. Il permet également le suivi et le respect de la durée de conservation légale associée à chaque type de document, afin de ne pas conserver un document au-delà de la durée nécessaire à sa finalité ou, au contraire, de ne pas détruire prématurément un document qui aurait pu s’avérer très utile.
Les conséquences en cas de non-respect des durées de conservation
La CNIL s’assure du respect des durées de conservation associées aux archives et impose des sanctions en cas de manquement relatif aux obligations légales.
Dans le cas d’une conservation d’archives pour une durée insuffisante, plusieurs conséquences peuvent survenir :
- Une disparition de patrimoine ou de savoir-faire dans le cas d’archives patrimoniales et historiques ;
- Une impossibilité de fournir des documents justificatifs ou à valeur probante dans le cas d’un contrôle administratif ou fiscal ou lors d’un contentieux, pouvant entraîner des conséquences financières et juridiques importantes (amende, perte d’un procès, versement de dommages et intérêts, etc…).
Dans le cas, qui doit être exceptionnel, d’une conservation d’archives pour une durée dépassant la durée nécessaire à la finalité de l’objet archivé, le responsable de traitement doit être en mesure de justifier que les moyens et motivations de consultation sont de nature à exclure tout risque d’atteinte à la lisibilité de l’archive, ainsi qu’à la vie privée des personnes concernées, comme l’impose le RGPD.
De manière générale, la nature des sanctions prononcées par la CNIL en cas de conservation insuffisante ou excessive dépend du type de document conservé, de l’information qu’il détient, de la personne morale ou physique concernée, ainsi que de son niveau de confidentialité.
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