La dématérialisation des échanges et des processus a profondément transformé la gestion documentaire des organisations. Aujourd’hui, la majorité des documents produits, reçus ou échangés sont numériques. Factures, contrats, documents comptables, pièces sociales ou dossiers RH engagent juridiquement l’entreprise et doivent être produits, conservés et retrouvés de manière fiable dans le temps. Dans ce contexte, l’archivage électronique est devenu un enjeu structurant. Il ne s’agit plus seulement de stocker des fichiers, mais de garantir leur intégrité, leur traçabilité, leur lisibilité et leur valeur probante sur la durée. Pour répondre à ces exigences, l’archivage électronique doit s’appuyer sur des bonnes pratiques clairement définies, à la fois organisationnelles, juridiques et techniques. Arkhineo vous explique.
Comprendre les enjeux de l’archivage électronique
Stockage et archivage : une distinction fondamentale
L’une des premières bonnes pratiques consiste à distinguer clairement le stockage de l’archivage. Le stockage vise principalement à mettre des fichiers à disposition pour un usage courant. Il répond à des besoins de partage et d’accès rapide à l’information.
L’archivage électronique, en revanche, poursuit un objectif différent. Il vise à préserver des documents engageants sur le long terme, dans des conditions permettant de démontrer qu’ils n’ont pas été modifiés, qu’ils sont authentiques et qu’ils sont opposables en cas de contrôle ou de contentieux.
Un document archivé doit ainsi pouvoir garantir :
- son intégrité dans le temps,
- la traçabilité des actions effectuées,
- sa lisibilité sur le long terme malgré les évolutions technologiques,
- le respect des durées légales de conservation.
Ces exigences ne peuvent être couvertes par un simple espace de stockage ou une GED non conçue pour l’archivage à long terme.
Un processus transverse à l’entreprise
L’archivage électronique ne concerne pas un seul service.
Il implique les directions juridiques, financières, RH, les équipes métiers, la DSI et les responsables de la gouvernance documentaire. Il s’agit donc d’un processus transverse, qui doit être pensé à l’échelle de l’organisation.
Une bonne pratique consiste à intégrer l’archivage électronique dans les processus métiers existants, plutôt que de le traiter comme une brique technique isolée.
Définir une politique d’archivage claire et cohérente
La mise en place d’une politique d’archivage électronique constitue le socle de toute démarche structurée.
Délimiter le périmètre des documents à archiver
Tous les documents produits par une organisation n’ont pas vocation à être archivés.
La politique d’archivage doit permettre d’identifier précisément :
- les types de documents concernés,
- leur caractère engageant,
- les obligations légales, réglementaires ou contractuelles associées.
Cette clarification permet d’éviter deux écueils fréquents : conserver inutilement des documents sans valeur juridique, ou supprimer prématurément des documents soumis à des obligations de conservation.
Prendre en compte les durées légales de conservation
Les durées de conservation varient fortement selon la nature des documents : fiscaux, comptables, sociaux, commerciaux ou contractuels. Certaines durées sont relativement courtes, d’autres peuvent s’étendre sur plusieurs années, voire plusieurs décennies.
Une bonne pratique consiste à intégrer ces durées dès la création ou la réception du document, afin de sécuriser son cycle de vie et d’anticiper les modalités de sortie. Cette approche facilite également la gestion automatisée des règles de conservation.
Définir une gouvernance claire
La politique d’archivage doit préciser les rôles et responsabilités de chacun :
- producteurs de documents,
- propriétaires de l’information,
- utilisateurs habilités,
- administrateurs du système d’archivage.
Cette gouvernance est indispensable pour garantir la cohérence des pratiques et répondre efficacement aux audits et contrôles réglementaires.
Maîtriser le cycle de vie des documents archivés
L’archivage électronique repose sur une logique de cycle de vie structuré, qui constitue l’un des piliers des bonnes pratiques.
La phase d’élaboration
Dès la création ou la réception d’un document, il convient d’identifier s’il doit être archivé et selon quelles règles. Cette identification repose sur le plan d’archivage, qui recense les documents engageants et les règles de gestion associées.
Cette étape conditionne la qualité de l’archivage à long terme.
La phase de capture
La capture correspond au versement du document dans le système d’archivage électronique.
Elle comprend plusieurs opérations essentielles : identification du document, scellement du document, attribution d’un identifiant unique et ajout de métadonnées.
Cette phase garantit notamment l’intégrité, l’unicité et la traçabilité du document. Les bonnes pratiques recommandent d’automatiser autant que possible cette étape afin de limiter les risques d’erreur et de manipulation manuelle.
La phase de conservation et de consultation
Pendant toute la durée de conservation, le document doit rester accessible aux personnes habilitées, tout en étant protégé contre toute altération. La gestion des droits d’accès, la traçabilité des consultations et le contrôle de l’intégrité des documents sont essentiels.
Il est également nécessaire d’anticiper les évolutions technologiques afin de garantir la lisibilité des documents dans le temps, indépendamment des formats ou des outils utilisés.
La phase de sortie
À l’issue de la durée de conservation, le document fait l’objet d’une évaluation.
Il peut être prorogé, transféré vers des archives historiques ou détruit de manière sécurisée. La décision de sortie doit être formalisée et tracée afin de démontrer le respect des obligations réglementaires.
S’appuyer sur un système d’archivage électronique conforme
Le recours à un système d’archivage électronique (SAE) constitue une bonne pratique incontournable. Un SAE permet de répondre aux exigences de sécurité, d’intégrité, de traçabilité et de gestion des durées de conservation. Il offre un cadre structuré et contrôlé, indispensable pour produire des preuves fiables en cas de contrôle ou de contentieux.
Dans ce cadre, des solutions comme Arkhineo, solution de Docaposte, accompagnent les organisations dans la mise en œuvre d’un archivage électronique sécurisé, conforme et pérenne.
Formaliser un plan d’archivage opérationnel
La politique d’archivage définit les principes généraux.
Le plan d’archivage les traduit en procédures concrètes et applicables au quotidien.
Il précise notamment :
- les documents à archiver,
- les durées de conservation,
- les formats et métadonnées attendus,
- les règles d’accès,
- les modalités de versement, de consultation et de destruction,
- les conditions de réversibilité des documents.
Élaboré de manière collaborative avec les équipes juridiques, métiers et IT, le plan d’archivage constitue un référentiel commun et un outil de pilotage durable.
Les bonnes pratiques de l’archivage électronique reposent sur une approche structurée, pragmatique et conforme aux exigences réglementaires. Elles permettent aux organisations de sécuriser leurs documents, de maîtriser leurs risques et de garantir la disponibilité de preuves fiables dans le temps.
L’archivage électronique ne se limite pas à une obligation réglementaire. Lorsqu’il est bien conçu et correctement gouverné, il devient un levier de conformité durable et un facteur de sérénité pour l’ensemble des parties prenantes.