Le respect de la durée de conservation légale des documents, un impératif de la gestion d’entreprise.
Conserver ses documents électroniques : l’affaire d’un tiers de confiance archiveur
Lorsqu’une entreprise doit faire face à ses obligations de conservation de documents au format électronique à valeur probante, faire appel à un prestataire extérieur s’avère être une solution avantageuse. En faisant appel à un tiers-archiveur certifié, elle s’assurera un archivage de ses documents à long terme, pérenne, sécurisé et à même d’en maintenir la valeur probante. Lors d’un contentieux administratif ou judiciaire impliquant l’entreprise ou lors d’un contrôle d’une administration, le Service d’Archivage Electronique lui permettra de produire des documents électroniques recevables juridiquement.
Il existe de nombreuses mesures régissant la conservation électronique des documents, et la première d’entre elle concerne les durées légales de conservation. En effet, les documents électroniques ont les mêmes durées de conservation légales que les documents papier. Respecter ces durées de conservation est la première étape d’un archivage documentaire qui respecte les normes en vigueur et les nouvelles mesures du numérique.
Au-delà, les exigences concernant l’archivage électronique sont plus importantes que dans le cadre d’une conservation du papier puis qu’il est obligatoire de garantir le maintien de l’intégrité du document pendant toute la durée légale de conservation (et le démontrer en cas de contentieux). Il convient également, selon les normes en vigueur, de garantir la traçabilité du cycle de vie du document et des événements intervenant durant sa conservation mais aussi sa pérennité en termes de format (re-lisibilité) et sa sécurité (ce qui, à l’époque des virus, chevaux de Troie et autres ransomware tels que WannaCry ou NotPetya, n’est pas simple et plutôt une affaire de spécialistes qui y consacrent de gros moyens et leur quotidien).
Attention aux durées de conservation des documents électroniques
Bien sûr, il est indispensable de connaître les durées légales de conservation des documents, qui peuvent changer selon leur type. Et pour une même typologie de document, les durées d’archivage peuvent également être différentes. Pour ceux issus des RH par exemple, l’entreprise doit pouvoir mettre à disposition du salarié le bulletin de salaire électronique pendant 50 ans, mais doit conserver un exemplaire pendant 5 ans au moins. Les contrats de travail, déclarations d’accident du travail ou encore observations et mises en demeure doivent être gardées 5 ans. Et pour tout document relatif aux charges sociales ou encore la comptabilisation des jours de travail des salariés, la durée légale est de 3 ans.
En ce qui concerne les documents contractuels, la durée de conservation légale est de 5 ans à l’issue de l’échéance de ces contrats selon l’article L.110-4 du code du commerce. Pour les documents comptables, toutes les pièces justificatives tels que bons de commande, de livraison, factures clients etc. doivent être conservées pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Enfin, les documents fiscaux comme les impôts sur le revenu et sur les sociétés, les impôts directs locaux et autres cotisations foncières des entreprises, nécessitent d’être archivés pendant 6 ans selon l’article L.102 B du livre des procédures fiscales.
Attention, des durées de conservation non respectées peuvent donner lieu à des sanctions commerciales, fiscales ou même légales, qu’il s’agisse de documents papier comme de documents au format électronique.
De même, lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité, ce sont les états numériques du logiciel qui font foi et non leur version imprimée sur papier.
Que faire lorsque les durées légales de conservation arrivent à échéance ?
Lorsque la durée de conservation des documents arrive à échéance, il est nécessaire d’informer l’entreprise à qui les documents appartiennent que la date approche. Après accord, les documents conservés doivent être détruits (sauf dans le cas où ils constitueraient une pièce d’un contentieux administratif ou judiciaire en cours) et le prestataire doit en justifier par la délivrance d’une attestation. Cette destruction des documents s’inscrit dans la lignée du droit à l’oubli mentionné dans le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui entrera en vigueur en mai 2018 : lorsqu’une entreprise ou un individu manifeste la volonté de voir ses données détruites et après authentification de la personne (physique ou morale), le tiers archiveur se doit de détruire les documents contenant des données à caractère personnel afin de ne pas enfreindre ce règlement.