Depuis l’Arrêté Fiscal du 22 mars 2017, toute entreprise peut transférer ses factures reçues sous format papier vers un support numérique, puis les archiver électroniquement après les avoir détruites afin de ne conserver que la version numérique.
Les conditions de leur numérisation et de leur conservation ont été précisées par l’administration fiscale. Cet arrêté marque un nouveau pas vers la transformation numérique des entreprises.
Qu’est-ce qui a légalement changé dans la numérisation des factures ?
La loi du 22 mars 2017 permet aux entreprises de numériser leurs factures au format papier dès leur réception, sans être obligées d’en garder le double papier. Auparavant, les factures devaient obligatoirement être conservées sous leur forme d’origine. Comme leur version papier, les factures numérisées doivent être conservées 6 ans au minimum et le recours à l’ utilisation d’un SAE conforme à la norme NF Z 42-013 est nécessaire pour obtenir la « fiabilité » permettant de détruire l’original papier. Elles gardent ainsi leur valeur probante durant tout ce temps.
Quelles sont les conditions pour numériser correctement ses documents ?
Pour que les documents électroniques issus d’un processus de numérisation aient la même valeur que les factures papier, la numérisation doit être opérée dans des conditions garantissant une reproduction parfaitement identique à l’original. Les factures ainsi dématérialisées doivent être conservées obligatoirement sous format PDF et être marquées électroniquement à l’aide d’outils tels que l’empreinte numérique ou la signature électronique.
Pourquoi numériser ses factures ?
La numérisation des factures et plus généralement la dématérialisation des documents permettent aux entreprises d’optimiser leur organisation, de gagner en efficacité, en réactivité, en productivité, de faire des économies (locaux, papiers…) et d’améliorer les conditions de travail (rangement, manipulation de classeurs, recherche dans des armoires…), des avantages au cœur des préoccupations d’aujourd’hui. Produire, recevoir et échanger des données électroniques représente la première étape de la transformation numérique. Attention cependant, tous les documents ne sont pas destinés à être dématérialisés. Numériser tous ses documents est coûteux et peut s’avérer inutile. C’est le cas d’un document qui n’a pas de valeur juridique ou qui n’a pas à être disponible immédiatement. Une approche personnalisée et une organisation stratégique de l’entreprise permettent de déterminer quelles données doivent être numérisées et archivées.