En cas de litiges ou pour répondre aux exigences règlementaires, il est impératif que l’entreprise conserve ses informations en toute sécurité et de manière pérenne. Un système d’archivage électronique est une solution pertinente qui garantit l’intégrité des données. Pour faciliter sa mise en place, une norme AFNOR de 2009 vient d’être révisée. Elle fait référence en matière d’archivage électronique.
Qu’est-ce que la norme NF Z42 013 ?
S’adressant à toutes structures qui souhaitent construire un système d’archivage électronique (SAE) en conformité, la norme NF Z42-013 définit les cadres et les bonnes pratiques en matière de conservation numérique afin de respecter les obligations en vigueur. Une révision était indispensable afin de répondre efficacement aux nouvelles problématiques réglementaires, techniques et fonctionnelles.
Une norme qui s’inscrit dans la réglementation française et européenne
Sans rupture avec l’ancienne version, la nouvelle norme est un texte autonome, synthèse de la version de 2009, du guide d’application NF Z42-019 et intégrant les principes de sécurité de la norme ISO 27001. S’appuyant sur la terminologie OAIS, dont la dimension internationale est un atout, et qui clarifie les responsabilités de chaque acteur, la norme 2020 est basée sur les exigences requises à minima et des recommandations pour que le service soit pleinement rendu. Les exigences sont qualifiées selon leur nature : fonctionnelle, organisationnelle ou d’infrastructures. Sa révision rendant obsolète le référentiel de certification NF461, la nouvelle norme sera la base d’un nouveau référentiel en préparation, qui permettra de certifier tout le système d’archivage électronique et ses composants.
Une norme modernisée apportant des solutions précises
La norme 2020 s’est attachée à ouvrir le périmètre technologique pouvant être utilisé comme par exemple l’usage de blockchains. Elle propose également des solutions concrètes liées aux problématiques actuelles comme le chiffrement des données archivées ou l’authentification des utilisateurs au moyen de référentiels externes.
Ainsi révisée, simplifiée et adaptée aux évolutions technologiques, la nouvelle norme NF Z42-013, devient la nouvelle référence en matière de conservation pérenne et intègre de l’information.