Suite à la réforme introduisant à partir du 1er juillet 2024 l’obligation pour les entreprises de passer à la facturation électronique, celles-ci sont à la recherche de solutions ergonomiques, fiables, et conformes aux contraintes règlementaires. L’archivage électronique des factures émises et reçues par voie électronique est donc aussi un enjeu à prendre en compte. Arkhineo vous éclaire sur les avantages et les défis de la facturation électronique, et l’importance de l’archivage électronique.
Les enjeux de la facturation électronique
Depuis janvier 2020, les factures électroniques remplacent les factures papiers, pour tous les fournisseurs du secteur public. Cette facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour les entreprises du secteur privé à partir du 1er juillet 2024 (2026 pour les TPE).
L’article 153 de la loi de finances 2020 définit le cadre légal de la facture électronique, qui vise à simplifier la vie des entreprises, lutter contre la fraude à la TVA, et améliorer la connaissance en temps réel, par l’administration, de l’activité des entreprises.
La facturation électronique apporte aux entreprises de nombreux avantages, parmi lesquels :
- La simplification les échanges commerciaux,
- La réduction des coûts de traitement des factures,
- La lutte contre la fraude fiscale,
- de documenter leur politique de dématérialisation et d’archivage électronique pour prouver leur conformité en cas de contrôle fLa simplification du processus de facturation en rendant l’émission des factures plus simple et rapide et, de manière symétrique, faciliter et automatiser les contrôles pour le destinataire avec comme avantage pour l’émetteur la réduction délais de paiement et donc la rentrée du cash (sujet devenu plus sensible avec la remontée des taux d’intérêt),
- En fournissant des informations en temps réel sur l’activité de l’entreprise à l’administration.
Des normes et réglementations doivent donc être respectées pour garantir la conformité, la sécurité, l’intégrité et la valeur probante des documents et factures conservés. La mise en place d’un processus efficace et conforme de facturation électronique devient alors indispensable.
Quels impacts pour les entreprises ?
Pour se conformer aux nouvelles obligations, il s’agit pour les entreprises de commencer par identifier les solutions de facturation électronique répondant aux exigences réglementaires. Il est important de prendre en compte les besoins spécifiques de l’entreprise en termes de processus de facturation et de choix de canal de transmission de factures électroniques. Mais aussi de veiller à ce que la conservation des factures soit assurée conformément à l’Etat de l’art en la matière avec pour objectif le maintien de l’intégrité des factures pendant toute la durée des obligations de conservation afin de satisfaire aux exigences fiscales (dans le régime général celles-ci sont de 6 ans plus l’année en cours plus les années d’éventuel report de déficits fiscaux ; plus longs pour certains biens ou services dans des domaines tels que l’aéronautique, le nucléaire etc.)
Nous recommandons de former vos collaborateurs impliqués dans le processus de facturation à l’utilisation de la solution choisie et aux notions qu’impliquent les nouvelles exigences réglementaires. En outre, chaque entreprise doit être en mesure de garantir la conformité réglementaire, notamment en matière de conservation des factures électroniques et de respect des normes de sécurité informatique.
Une conservation à long terme des factures électroniques par Arkhineo
Arkhineo, expert en archivage électronique, propose une solution de conservation à long terme des factures électroniques émises et reçues. Cette solution permet d’assurer la conservation des factures selon les exigences fiscales (intégrité, durée et modalités de conservation, disponibilité, accès), la gestion des preuves électroniques en cas de contentieux administratif (fiscal).
Par ailleurs, l’archivage électronique des documents comptables, de facturation et financiers, présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment une meilleure accessibilité aux documents, et la protection contre la perte et la destruction de documents.
Grâce à Arkhineo, les entreprises peuvent ainsi garantir la conformité réglementaire et la protection de leurs factures électroniques.
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