La dématérialisation des notes de frais offre de nombreux avantages en améliorant les processus de comptabilité, ce qui améliore la productivité et la rentabilité des entreprises. Cependant, pour être légale, la dématérialisation doit respecter certaines règles de conformité réglementaire, de recevabilité et d’intégrité des documents. Comment garantir cette conformité ? Quels sont les avantages et les défis liés à cette pratique pour les entreprises ? Comment mettre en place une solution efficace et adaptée à ses besoins en matière d’archivage électronique des notes de frais ? Arkhineo vous explique.
Un service qui répond aux exigences de l’administration fiscale
Il est crucial pour les entreprises de respecter les réglementations en matière d’archivage électronique et de numérisation des notes de frais. Le non-respect de la conformité réglementaire peut entraîner des sanctions et des litiges coûteux. L’arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale.
De fait, depuis 2019, il est possible de dématérialiser les notes de frais en numérisant les justificatifs et de ne plus conserver les originaux papiers. Cependant, les entreprises doivent respecter les règles strictes de l’administration fiscale pour que cette pratique soit légale, et notamment :
- que les justificatifs de frais professionnels soient numérisés de manière fidèle et intègre, afin de garantir leur conformité à l’original ;
- de respecter les durées de conservation des notes de frais, qui doivent être conservées pendant un minimum de 6 ans à compter de la clôture de l’exercice ;
- que la solution d’archivage électronique respecte les normes en vigueur, afin de garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des documents ;
- de documenter leur politique de dématérialisation et d’archivage électronique pour prouver leur conformité en cas de contrôle fiscal.
Les avantages de la dématérialisation des notes de frais
La gestion dématérialisée des notes de frais présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :
- un meilleur suivi et un contrôle plus efficace des dépenses professionnelles des collaborateurs ;
- une prévention des risques liés à une mauvaise gestion des notes de frais pouvant entraîner des erreurs de comptabilité, des retards de remboursement ou encore des risques de fraude ;
- une meilleure traçabilité des dépenses, une simplification du processus de remboursement et une réduction des coûts liés à la gestion des notes de frais. En combinant la solution de dématérialisation des notes de frais à une offre d’archivage électronique, vous vous assurez de l’intégrité de tous les éléments et du respect des délais de conservation ;
- une facilitation de l’accès à l’information et une meilleure sécurité des données.
Un service qui soutient le processus de dématérialisation de vos notes de frais
Pour une conservation sécurisée et optimisée des notes de frais, Arkhineo propose un Système d’Archivage Électronique qui comprend :
- une traçabilité complète
- une sécurité de haut niveau
- une conformité règlementaire
Grâce à son Service d’Archivage Electronique, Arkhineo garantit la sécurité, l’intégrité et la pérennité des notes de frais et de tous autres documents transmis, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur leur activité principale. En confiant l’archivage électronique de vos notes de frais à un tiers-archiveur certifié NF 461, vous vous assurez du maintien de la valeur probante de vos documents. Arkhineo propose une solution d’archivage électronique conforme aux réglementations en vigueur et aux exigences de l’administration fiscale.
Nous aidons les entreprises à respecter ces obligations en fournissant une solution sécurisée et fiable qui offre une traçabilité complète des notes de frais, garantissant leur intégrité et leur valeur probante.
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