Le coffre-fort numérique (CFN) et le système d’archivage électronique (SAE) sont deux outils distincts, chacun répondant à des besoins spécifiques en matière de conservation des documents électroniques. Alors que le CFN est principalement destiné aux particuliers et aux TPE, le SAE offre des avantages supplémentaires qui le rendent particulièrement attrayant pour les entreprises qui cherchent à assurer l’intégrité et la conformité de leurs documents à long terme. Arkhineo vous explique les différences entre ces deux solutions.
I. Le coffre-fort numérique : une solution adaptée aux particuliers et TPE
Le coffre-fort numérique est une solution permettant la conservation des documents électroniques. Il est particulièrement adapté pour les particuliers et les petites entreprises qui souhaitent dématérialiser et sécuriser leurs documents, tels que des contrats, des factures ou des documents administratifs.
Le CFN appartient à un utilisateur unique. L’utilisateur dispose d’un mot de passe personnel pour accéder à ses documents, assurant ainsi une confidentialité et protection contre les accès non autorisés. Le fonctionnement du coffre-fort numérique repose sur des mécanismes de contrôle d’accès, de sécurité afin de la garantir la confidentialité des documents et sur le chiffrement des documents conservés.
II. Le fonctionnement du SAE
Le système d’archivage électronique (SAE) est conçu pour répondre aux besoins de conservation plus complexes et rigoureux des organisations. Contrairement au CFN, le SAE est paramétré dans une logique métier, avec des plans de classements, la définition des métadonnées, le sort final des archives etc. Plusieurs utilisateurs avec des droits d’accès distincts peuvent être rattachés à un même SAE.
Le SAE intègre des fonctionnalités avancées telles que la gestion des durées légales de conservation avec alertes pour éviter les dépassements, le suivi du cycle de vie des archives (destruction, prorogation, gel/dégel du sort final), et la gestion fine des droits d’accès. De plus, la journalisation des événements assure une traçabilité exhaustive, permettant de retracer toutes les actions effectuées sur un document. Ces capacités font du SAE une solution idéale pour les entreprises nécessitant une conservation intègre et conforme aux règlementations en vigueur.
III. Comparaison entre le SAE et le CFN
Le choix entre un SAE et un CFN dépend principalement de sa cible et de son usage. Si vous êtes un particulier ou une petite entreprise à la recherche d’une solution simple et sécurisée pour conserver vos documents, un coffre-fort numérique est probablement la solution la plus appropriée. Il offre une sécurité adéquate pour les documents électroniques tout en étant facile à utiliser et à gérer.
En revanche, si vous êtes une entreprise qui doit garantir l’intégrité et la conformité légale de vos archives sur le long terme, un système d’archivage électronique est indispensable. Le SAE permet de conserver les différents types de documents, leurs cycles de vie, et les droits d’accès de manière plus détaillée. Il assure également une journalisation complète des événements pour chaque document, offrant ainsi une transparence totale et une traçabilité fiable tout en maintenant leur valeur probante sur le long terme.
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