Billet actualisé
Dans un contexte de digitalisation accrue, la gouvernance de l’information est clé. Elle définit la stratégie globale de gestion de la disponibilité, de l’exploitation, de l’intégrité et de la sécurité des flux d’information. Comment placer la gestion des données probatoires et l’archivage électronique dans cette chaîne de l’information ? Arkhineo vous explique.
Les étapes clés d’une bonne gouvernance des données
Une gouvernance de l’information bien structurée est stratégique. Elle est essentielle pour « sécuriser » d’un point de vue légal, opérationnel et technique la gestion de l’information qui soutient la prise de décision. Ainsi, elle contribue à l’efficacité globale de l’entreprise et à la maîtrise de ses risques qu’ils soient humains, technologiques, financiers, juridiques…
Les étapes à ne pas manquer :
• Définir la stratégie de gouvernance des données
• Auditer l’organisation et la circulation des données
• Définir les rôles et les responsabilités des dépositaires du capital de l’information
• Dessiner un mode d’exploitation des données normé
• Définir les processus de contrôle et de sécurité associés
• Choisir les outils pertinents
• Communiquer et conduire le changement
La gouvernance des données intrinsèque à la notion d’archive
La qualité, la gouvernance et la sécurité des données sont clés. Ces 3 points placent ainsi la fiabilité́ des données au cœur des enjeux des entreprises par rapport aux contraintes réglementaires, aux risques financiers, juridiques ou d’image associés.
La gouvernance de l’information est inhérente à la notion d’archive. Garant du capital des données de l’entreprise, l’archivage à vocation probatoire permet de restituer un document avec valeur de preuve en cas de contentieux judiciaire ou administratif. Il sait par essence répondre aux questions suivantes : d’où proviennent les données ? Comment sont-elles partagées ? Sont-elles conformes et fiables ?…
L’archivage électronique doit donc être intégré dans la stratégie de gouvernance de l’information.
Dans le cadre d’une gouvernance des datas structurée, la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE), permet d’assurer la pérennité, l’intégrité, la confidentialité, la disponibilité et la réversibilité de toutes les données de l’entreprise.
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