L’implémentation du Système d’Archivage Électronique (SAE) Arkhineo transforme la gestion documentaire en simplifiant la recherche des documents et en garantissant leur intégrité, leur confidentialité et leur disponibilité. Grâce à une politique d’archivage bien pensée et à des fonctionnalités de recherche avancées, Arkhineo accroît la productivité des entreprises tout en optimisant l’efficacité de leurs processus métiers.
Simplification de la gestion documentaire et accès rapide aux informations
L’adoption de la solution Arkhineo simplifie la gestion documentaire pour les entreprises. Le client établit une politique d’archivage intégrée au Système d’Archivage Électronique (SAE), assurant une gestion rigoureuse et une indexation réfléchie qui facilitent la recherche des documents pour les utilisateurs. Les fonctionnalités de recherche, simples et avancées, permettent une localisation instantanée parmi des milliers de documents. Ce gain de temps significatif améliore non seulement la productivité individuelle des employés, mais aussi l’efficacité globale des processus métiers. Arkhineo garantit l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des documents, tout au long de leur cycle de vie.
Optimisation des processus métiers par centralisation documentaire
Travailler avec Arkhineo permet aux entreprises de moderniser et d’optimiser leurs processus métiers en centralisant l’archivage des documents pour une accessibilité instantanée. Dans le cadre des projets de dématérialisation, il est crucial d’adopter une gestion d’archivage uniforme où tous les documents sont regroupés au même endroit. Les droits d’accès sont essentiels pour garantir que chaque utilisateur ne voit que les documents pertinents pour son domaine. Par exemple, seuls les départements RH peuvent accéder aux documents relatifs aux ressources humaines, de même pour les départements comptable, juridique, etc., assurant ainsi la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.
Avec un SAE tel qu’Arkhineo, les entreprises bénéficient :
- d’une gestion documentaire simplifiée,
- d’un accès rapide aux informations,
- d’une meilleure organisation de leurs processus internes,
- d’une réduction des doublons et erreurs au travail.
Conformité aux obligations
La conformité aux obligations de conservation est un aspect primordial pour les entreprises, et Arkhineo répond parfaitement à ce besoin. En proposant un système d’archivage électronique conforme aux normes d’archivage, Arkhineo assure que les documents archivés restent intègres et protégés contre les accès non autorisés.
En France, l’article 1366 du code civil a introduit la notion de force probante d’un écrit électronique et la norme de référence NF Z42-013 précise les recommandations et exigences pour garantir l’intégrité des documents électroniques. Arkhineo détient la certification NF 461, répondant à la norme NF Z42-013.
Le règlement eIDAS, qui établit un socle commun pour des interactions électroniques sécurisées dans l’Union Européenne, a été mis à jour et publié au Journal officiel de l’Union européenne le 30 avril 2024. Il a introduit un nouveau service de confiance pour l’archivage électronique, effectif depuis le 20 mai 2024. Ce règlement stipule que « tous les documents électroniques préservés à l’aide d’un service d’archivage électronique qualifié bénéficient d’une présomption quant à leur intégrité et à leur origine pendant la durée de la période de préservation par le prestataire de services de confiance qualifié ».
A ce jour, aucun prestataire n’est qualifié. La commission européenne doit, d’ici le 21 mai 2025, établir une liste de normes de référence ainsi que les spécifications et procédures applicables aux services d’archivage électronique qualifiés.
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