Dans le secteur hospitalier, la gestion des archives papiers et électroniques devient un enjeu majeur, notamment face à l’évolution des normes de conservation et aux impératifs de transformation numérique. Arkhineo vous explique.
I. La reprise d’archives papier en milieu hospitalier
La gestion des archives papier représente un défi de taille pour les hôpitaux en raison des contraintes réglementaires et logistiques. Qu’il s’agisse de dossiers patients, de documents RH ou de rapports médicaux, ces archives doivent être conservées sur de longues périodes pour respecter les obligations légales. La reprise d’archives papier, via un service de numérisation, permet de transformer ces documents physiques en archives numériques.
Pour assurer une destruction légale des originaux papier, un processus de numérisation fidèle, suivi de leur archivage dans un Système d’Archivage Électronique (SAE), est nécessaire. Cette démarche garantit leur centralisation, leur traçabilité et leur protection. En identifiant les types de documents et les durées de conservation restantes, les établissements optimisent ainsi leur gestion documentaire tout en libérant des espaces physiques.
II. Le décommissionnement des applications et la migration des documents vers un SAE
Avec l’évolution rapide des systèmes d’information, de nombreuses applications utilisées pour gérer des documents hospitaliers deviennent obsolètes. Cependant, ces documents restent soumis à des obligations légales de conservation. Le décommissionnement des applications et la migration des documents vers un SAE s’imposent comme une solution pour préserver ces informations essentielles tout en garantissant leur conformité réglementaire.
Ce processus permet d’extraire les documents des systèmes en fin de vie pour les intégrer dans une plateforme d’archivage électronique certifiée, offrant ainsi pérennité et sécurité. De plus, cette migration permet une mise en conformité avec des réglementations telles que le RGPD, et assure une gestion centralisée, réduisant les risques liés à la maintenance des anciens outils.
III. Les enjeux spécifiques liés à l’archivage des documents sensibles : le cas des dossiers patients
Les dossiers patients, considérés comme des données hautement sensibles, sont soumis à des réglementations strictes, notamment l’article R.1112-2 du Code de la Santé Publique, qui impose une conservation d’au moins 20 ans après la dernière consultation ou le dernier séjour. Grâce à des certifications telles que NF 461, HDS et ISO 27001, Arkhineo offre une solution d’archivage qui répond à ces exigences tout en garantissant la sécurité et la traçabilité des archives.
Le portail MyArkhineo joue un rôle clé en offrant un accès contrôlé et sécurisé aux documents archivés. Cette interface permet aux utilisateurs autorisés de consulter des dossiers patients ou d’autres documents sensibles en toute sécurité, tout en respectant les règles strictes de conservation et de suppression à l’expiration des durées légales. Les fonctionnalités de MyArkhineo, telles que la recherche par métadonnées, facilitent également l’accès rapide aux documents archivés en cas de besoin, qu’il s’agisse d’une demande d’un ancien patient ou d’une procédure judiciaire.
En choisissant la solution Arkhineo, les établissements de santé peuvent non seulement garantir leur conformité légale, mais également renforcer l’efficacité et la fiabilité de leurs processus documentaires face aux défis de la transformation numérique.
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