Le 18 février 2025, Docaposte a organisé un webinaire dédié aux enjeux de l’archivage électronique dans le secteur public. Entre exigences réglementaires, enjeux de conformité et nécessité d’assurer la pérennité des documents, la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) devient une priorité. Ce webinaire a permis d’aborder les fondamentaux de l’archivage, les solutions disponibles et les bonnes pratiques à adopter. Découvrez les points essentiels de cet événement et accédez au replay pour approfondir le sujet.
Les fondamentaux de l’archivage électronique
L’archivage électronique dans le secteur public est encadré par des obligations strictes. Selon le Code du patrimoine, les documents produits ou reçus par une entité publique doivent être conservés dans des conditions garantissant leur intégrité. Trois catégories d’archives sont à distinguer : courantes, intermédiaires et définitives. Les archives courantes et intermédiaires font face à des Durées d’Utilité Administratives (DUA).
Les archives définitives sont conservées sans limitation de durée aux archives départementales ou nationales en raison de leur valeur patrimoniale. Les archives intermédiaires du secteur public ont une durée de conservation déterminée, mais à l’issue de la DUA, si un document présente un intérêt public, il peut devenir une archive définitive.
Tiers archiveur ou logiciel libre : quel choix pour le secteur public ?
Lorsqu’il s’agit de mettre en place une solution d’archivage, les administrations hésitent souvent entre un logiciel libre et un tiers archiveur certifié. Un logiciel libre peut sembler attractif, mais il ne garantit ni la conformité réglementaire ni la protection des archives sur le long terme et entraîne des coûts cachés supplémentaires.
La BU Archivage Numérique de Docaposte prend des engagements forts sur l’intégrité, la pérennité et la réversibilité des archives. Grâce à des certifications reconnues (NF 461, ISO 27001, HDS, Conservation des archives publiques, etc.), Docaposte assure un suivi des évolutions réglementaires ainsi que la conservation et la protection des documents par des contrôles stricts, une duplication sur deux sites en France, etc. En tant que filiale du groupe La Poste, Docaposte s’inscrit dans une démarche de confiance et de longévité, répondant ainsi aux exigences du secteur public.
Cas d’usages : application concrète dans le secteur public
L’archivage électronique répond à de nombreux enjeux spécifiques aux administrations, notamment pour :
- Les documents RH : dossiers des agents, bulletins de salaire, contrats de travail.
- Les marchés publics : pièces administratives et financières soumises à des obligations de conservation strictes.
- Les documents d’urbanisme : permis de construire, plans d’occupation des sols.
Grâce au SAE Docaposte, ces documents sont archivés selon les règlementations en vigueur, garantissant leur valeur probante et leur accessibilité en cas de contrôle ou de contentieux.
Accédez au replay du webinaire pour découvrir les bonnes pratiques pour réussir votre transition vers l’archivage électronique, avec l’intervention d’Aude de Labareyre, Responsable Marketing de la BU Archivage Numérique de Docaposte, et Mehdi Bendali, Ingénieur d’Affaires de la BU Archivage Numérique de Docaposte.
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