Le secteur juridique, empreint de complexité et de rigueur, se doit d’apporter une attention particulière à l’archivage électronique. La préservation à long terme, l’intégrité, la sécurité et l’accessibilité aux documents juridiques sont primordiales. Mais comment les cabinets d’avocats, notaires et autres professionnels du droit répondent-ils à ces impératifs ? Arkhineo vous éclaire.
Les enjeux de la dématérialisation pour les professionnels du droit
Avant 2015 et l’autorisation des actes d’avocat 100% électronique, la dématérialisation était quasi inexistante dans le secteur juridique. Depuis, elle s’est largement développée et a profondément révolutionné les méthodes d’échanges et de collaboration, par le biais notamment de la signature électronique et de l’optimisation de la gestion documentaire. Veiller à la conformité, à la sécurité et à la souveraineté des documents est aujourd’hui devenu une priorité absolue dans le secteur.
Les documents font face à des obligations de conservation précises, qui varient en fonction de la nature du document :
- Dossiers de consultation : 5 ans (correspondances, avis)
- Dossiers de plaidoirie : 10 ans (comptes rendus d’audience, pièces justificatives)
- Contrats commerciaux : 5 ans après la fin du contrat
- Documents relatifs au droit du travail :
- Contrats de travail : 5 ans après la fin du contrat
- Bulletins de paie : 5 ans pour l’entreprise et mise à disposition de l’exemplaire salarié pendant 50 ans.
- Registre du personnel : 5 ans après le départ du salarié
- Factures (émises et reçues) : 10 ans
- Documents fiscaux : 3 ans pour les déclarations d’impôt et 6 ans pour les justificatifs fiscaux
- Registres de sociétés : 6 ans pour les rapports annuels, les procès-verbaux des assemblées générales sont quant à eux conservés de manière permanente
- Données personnelles : conformément au RGPD en Europe, ces données ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. Le délai exact dépend de la nature des données et de la finalité du traitement.
Les notaires sont assujettis à des directives très précises, et ont l’obligation de conserver indéfiniment certains documents, comme les actes notariés, les contrats de mariage et d’autres documents fondateurs.
La fiabilité juridique et le Système d’Archivage Électronique
Les professionnels du droit doivent être en mesure de prouver l’authenticité et l’intégrité dans le temps de leurs documents. Pour répondre à ces exigences, l’utilisation d’un SAE est nécessaire. Celui-ci doit répondre à des normes de conformité et de sécurité stricts, tels que :
- La norme NF Z42-013, qui formalise « les exigences et recommandations fonctionnelles, organisationnelles et de sécurité pour la conception et l’exploitation d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) dont l’enjeu est de conserver une archive électronique dans des conditions de nature à préserver et démontrer l’intégrité de celle-ci durant toute sa durée de conservation. »
- La norme ISO 27001, de référence internationale spécifiant les exigences relatives aux systèmes de management de la sécurité des informations.
- Le règlement eIDAS, essentielle pour la validation et la préservation des signatures électroniques, garantissant ainsi la valeur juridique des documents signés numériquement.
- Une localisation des données sur le territoire français : il est primordial que l’infrastructure soit déployée sur le territoire français, ceci afin de garantir la souveraineté des données et des documents conservés, et de se conformer aux réglementations nationales en matière de conservation de documents.
La solution d’Arkhineo
Notre SAE permet aux professionnels du secteur juridique de conserver de manière efficace et en toute sécurité leurs documents. Arkhineo offre des solutions répondant aux besoins uniques du secteur, tels que la conformité réglementaire, l’intégrité des documents et la confidentialité. Nos solutions, flexibles et adaptées, ainsi que notre engagement rigoureux sur le respect des normes et leurs évolutions, font d’Arkhineo le partenaire de choix pour votre archivage juridique.
Arkhineo, partenaire de Closd, assure la protection des actifs numériques dans un Système d’Archivage Electronique de haute sécurité. Adopter une telle solution offre non seulement une protection renforcée mais ouvre également la porte à de nouvelles opportunités de croissance et d’expansion.
Pour plus d’informations, vous pouvez accéder au replay de notre webinaire dédié à ce sujet : https://app.livestorm.co/closd/tout-savoir-sur-larchivage-electronique
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