Aujourd’hui, face au fort rythme de croissance des volumes de données, toutes les organisations sont confrontées à l’enjeu du vrac numérique. Des solutions existent néanmoins, comme la préparation des versements. Il s’agit d’une fonctionnalité opérationnelle de type « archivistique » permettant de télécharger des fichiers en volume depuis un réseau d’entreprise ou un support externe afin, après tri et nettoyage, de n’en conserver que ce qui doit être archiver. Quels sont les enjeux du vrac numérique ? Pourquoi recourir à un système d’archivage électronique pour garantir le versement pérenne et intègre des archives ? Quels sont les avantages ? Arkhineo vous explique!
Le vrac numérique : quels enjeux ?
L’absence d’une véritable politique d’archivage et les problèmes posés par le vrac numérique peuvent être nombreux et impactant pour les organisations. La recherche non fructueuse de documents ou la perte du patrimoine informationnel peut également engendrer des coûts financiers importants. Chaque jour, une multitude de fichiers (contrats, factures, devis, documents de travail, etc.) sont archivés dans différents systèmes, de la messagerie au cloud, en passant par le disque dur local, des clés USB et des espaces sur des serveurs partagés.
S’ajoute à cela le contexte complexe de conservation auquel les entreprises privées et publiques doivent faire face. Elles sont en effet dans l’obligation d’archiver un grand nombre de documents dans le respect des durées légales et réglementaires de conservation. Elles sont également dans la nécessité d’archiver des documents leur permettant, le cas échéant, de faire valoir leurs droits en cas de contentieux judiciaire ou administratif. S’agissant de documents numériques, leur recevabilité repose sur la garantie de leur intégrité depuis leur création jusqu’à échéance de la durée de conservation. La norme Afnor NF Z 42-013 aborde les fonctions du versement et structure ses processus organisationnels. Son application est donc vivement conseillée pour assurer la valeur probante des contenus archivés en volume.
Le SAE et la préparation des versements
La mise en place d’un système d’archivage électronique préserve l’intégrité et la pérennité des documents conservés grâce à un processus unique appliqué lors du versement des archives. Balisé par le modèle OAIS, le versement des documents électroniques répond aux normes et aux réglementations en matière d’archivage électronique. Le processus de versement répond aux enjeux du vrac numérique et présente de nombreux avantages :
• le traitement de l’archivage en plusieurs fois ;
• le versement de volumes importants ;
• les droits de téléchargement, de qualification et de validation/rejet ;
• la possibilité de trier et qualifier les documents en toute simplicité.
Par ailleurs, l’ajout de cette option de préparation des versements ne modifie en aucun cas le traitement de validation réalisé automatiquement au moment du dépôt : la vérification des métadonnées, du format et de la taille du fichier, la construction de l’archive (horodatage, IUA, calcul d’empreinte) et le scellement de l’archive (signature en scellement, chaînage des archives, JCVA). Elle assure une sécurité optimale et une lisibilité dans le temps des documents archivés. Toutes les actions effectuées sont tracées et rendent l’archive non – modifiable. Ainsi, les documents versés sont conservés simultanément sur 4 supports répartis sur deux sites distants actif – actif. Cela permet de disposer de 4 originaux d’archives.
Les étapes de la préparation des versements :
La préparation des versements passe par 3 étapes principales :
• le téléchargement des documents : cette phase consiste à verser un ou plusieurs paquets d’archives en utilisant, si besoin, un workflow permettant de faire intervenir plusieurs utilisateurs en charge de gérer les différentes étapes de traitement et de validation. Aussi, il est possible de télécharger des documents de type conteneurs (formats ZIP, TAR.GZ et TAR), les dégrouper et les qualifier dans l’étape qui suit ;
• la qualification des documents : cette fonction qualifie unitairement ou par lot les documents téléchargés grâce à la définition de métadonnées et des durées de conservation ;
• la validation ou le rejet du document : après avoir téléchargé et qualifié les documents à conserver, il faut valider ou rejeter le versement. Une rubrique « Rejet à valider » est également disponible pour les documents qui n’ont pas forcément été triés au préalable. Cette fonction de rejet permet de « disqualifier » un document pour lequel l’utilisateur sait, a priori, qu’il ne fera pas l’objet d’une conservation dans le SAE. Il figurera ensuite dans la rubrique « Rejet à valider », pour un rejet définitif. Ainsi, le rejet d’un document est possible à n’importe quelle étape.
La mise en place de ce module permet ainsi de faciliter le traitement du vrac numérique. Elle protège, valorise et conserve avec intégrité le patrimoine informationnel de l’entreprise.