De nos jours, le risque cyber est l’un des risques majeurs pour toutes les organisations (entreprises et Collectivités Publiques). La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) est une solution efficace pour compléter le dispositif de cyber sécurité. Il assure la sécurité, l’intégrité, la disponibilité et la valeur probante des documents à long terme. Explications avec Arkhineo.
Quels sont les impacts financiers ?
Les entreprises sont devenues la cible grandissante des cybercriminels et les attaques réseaux ne cessent de se multiplier. Ces dernières peuvent générer des pertes financières et des risques opérationnels importants. L’ambition principale des hackers est de paralyser les activités de l’État et des grandes entreprises françaises, avec les ransomwares.
Auparavant, lorsqu’une organisation évaluait ses risques, les cybers menaces n’était pas (ou peu) prises en compte. Aujourd’hui, avec la très forte croissance du volume des documents et des transactions numériques, le risque de cyberattaques s’amplifie. Aussi, avec la transformation numérique, l’arrivée du cloud et du télétravail, ces données/documents sont accessibles et partagées aux quatre coins du globe et peuvent tomber entre les mains d’individus ou d’organisations aux intentions peu louables (rançonnage, escroquerie, intelligence économique, déstabilisation…). La sécurité des transactions et des données critiques dépasse ainsi largement le fonctionnement interne de l’entreprise.
Le SAE, un pilier de la cyber sécurité
Face aux attaques cyber, le savoir et le « patrimoine informationnel » de l’entreprise se trouvent menacés. Ces documents sont généralement relatifs aux savoirs faires, aux processus métier, aux engagements clients/fournisseurs/partenaires et aux procédures. Ils concernent également les documents de gestion servant de justificatifs administratifs à produire en cas de contrôle et les documents contractuels qui constituent des pièces à produire en cas de contentieux afin de faire valoir ses droits. Ces documents doivent pourtant être protégés, des cyber menaces, mais aussi des malveillances ou des maladresses internes.
Toutefois, pour éviter tout risque de vol ou perte de données pour les entreprises, l’archivage électronique constitue une solution appropriée pour prévenir et se protéger contre les cyberattaques. Un système d’archivage électronique (SAE) permet de garantir l’intégrité et la traçabilité des documents électroniques conservés. Il est quasiment impossible d’effacer, d’ajouter ou de dérober des documents stockés dans le SAE. De plus, les documents numériques sont essentiellement archivés dans des serveurs ou des infrastructures sécurisés avec des accès spécifiques et personnalisés pour chaque utilisateur.
Toute organisation est dans la nécessité d’externaliser ses archives à un prestataire de confiance externe. Tous les documents relatifs aux savoir-faire, aux processus métier et aux procédures de gestion interne servent de justificatifs administratifs en cas de contrôle. Ils doivent être protégés contre les cybers menaces mais aussi contre les malveillances ou maladresses internes.
Cyber sécurité et conformité
La législation et les normes européennes encadrent la sécurisation des documents électroniques. Les certifications ISO 27001, NF 461 (conformité aux normes Afnor Z42-013 et ISO 14641-1 pour les SAE), HDS, label France Cyber sécurité et la qualification eIDAS sont autant de gages de qualité du tiers-archiveur.
Le rôle du prestataire de services de confiance numérique est de protéger les actifs informationnels et stratégiques de l’organisation, y compris les malveillances des collaborateurs. En confiant l’archivage de ses documents à un prestataire certifié, les entreprises garantissent ainsi la préservation de leur valeur probante.
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