Depuis quelques années, l’archivage électronique fait partie des priorités d’un grand nombre d’entreprises. Quelles sont les 3 principales raisons d’accélérer la mise en place d’un système d’archivage électronique dans son organisation ? Réponse avec Arkhineo.
Raison #1 : répondre aux obligations légales de conservation des documents
La première raison de mettre en œuvre un système d’archivage électronique est de disposer d’un outil permettant de satisfaire aux obligations légales qui imposent aux organisations une durée de conservation pour chaque type de document électronique. Cela, tout en respectant les contraintes du RGPD qui exige de ne pas conserver les archives au-delà de la durée correspondant à la finalité de cette conservation (durées légales ou délais de prescription, ou obligation d’un organe de régulation sectoriel type ACPR, EIOPA, EBA, FDA, AMF, SEC etc.).
A l’issue de ces périodes de conservation, les archives numériques doivent être détruites ou reconduites à une nouvelle échéance, moyennant justification de la « base légale » ou réglementaire conduisant à cette prorogation.
Raison #2 : protéger ses droits et disposer d’éléments de preuve en cas de litige
Encadré par la norme NF Z42 013 (certification NF461), l’archivage électronique assure le maintien de la valeur probante des documents numériques en France. Cette norme fournit l’ensemble des spécifications techniques et organisationnelles à mettre en place pour garantir l’intégrité, l’authenticité, la traçabilité, la pérennité et la sécurité des archives électroniques dans le temps.
Ainsi, l’entreprise doit être capable d’apporter des éléments de preuve à ses partenaires : actionnaires, fournisseurs, clients, salariés, ainsi qu’à l’Administration, … et de fournir des documents électroniques recevables juridiquement afin de se défendre en cas de contentieux…
Raison #3 : maîtriser les risques
Enfin, l’archivage électronique permet de maîtriser les risques et de préserver la pérennité de l’activité de l’entreprise. Sa fonction patrimoniale permet de répondre aux besoins internes de l’organisation, à savoir :
• les actions opérationnelles
• les prises de décisions
• la gestion des sinistres
S’appuyer alors sur un prestataire certifié NF461 et ISO 27001 est le meilleur moyen d’être en conformité et d’assurer une sécurité renforcée pour ses archives. Il s’agit d’une assurance sans faille pour accompagner l’entreprise dans son éventuelle transformation numérique.