Les professions règlementées peuvent, tout comme les entreprises, opter pour la dématérialisation de leurs processus, avec cependant quelques cas particuliers. Certains documents électroniques ne possèdent en effet pas toujours la même force probante que les documents écrits. Les avocats font partie des professions qui peuvent adopter des processus zéro papier depuis le 19 mai 2015, date de reconnaissance légale de l’acte d’avocat 100% électronique. Quels sont les enjeux de la dématérialisation pour cette profession ? En quoi l’archivage à valeur probante répond aux besoins spécifiques des avocats ? Arkhineo vous explique !
Les enjeux de la dématérialisation pour les avocats
Jusqu’en 2015, les documents juridiques ne possédaient pas de valeur probante lorsqu’ils étaient électroniques. Les professionnels du droit avaient donc très peu recours aux outils numériques. Les tâches reposaient essentiellement sur l’utilisation du papier.
Depuis 2015, la dématérialisation a fait son entrée dans le domaine juridique afin de faciliter les échanges et la collaboration entre les différentes parties. La signature électronique peut être intégrée, ainsi que l’automatisation de la gestion et le suivi de projet.
La profession d’avocat implique néanmoins des enjeux importants de confiance juridique. Il est ainsi primordial de se poser la question de la conformité et de la sécurité de toutes les solutions adoptées, ainsi que de la souveraineté des données. Il faut également tenir compte des obligations légales de conservation, une fois les documents électroniques finalisés.
La confiance juridique maintenue grâce au Système d’Archivage Électronique
Les documents juridiques doivent être conservés dans des conditions de nature à préserver leur intégrité pendant toute leur durée de conservation. Afin de garantir la sécurité, l’authenticité, la réversibilité et la conservation intègre des actes juridiques, il convient de se doter d’un Système d’Archivage Électronique respectant les aspects de conformité et de sécurité suivants :
- certifié NF 461, répondant ainsi à la norme NF Z42 013 qui encadre l’archivage électronique à valeur probante. Cette norme met en place des mesures techniques et organisationnelles qui permettent de conserver en toute sécurité les documents numériques à long-terme. Son équivalent international est la norme ISO 14641-1 ;
- qualifié eiDAS pour la validation et la préservation des signatures et des cachets électroniques qualifiés. La règlementation eIDAS établit un socle commun d’interopérabilité au sein de l’Union Européenne dans le but d’accroître la confiance des interactions électroniques. Le service de validation et de préservation des signatures apporte une sécurité supplémentaire aux actes juridiques signés électroniquement ;
- possédant ses infrastructures en France afin de respecter la souveraineté des données.
Arkhineo, leader dans le domaine de l’archivage électronique, est le tiers de confiance numérique le plus certifié du marché. Qualifié eIDAS, pour la validation et la préservation des signatures et des cachets électroniques qualifiés, il dispose également d’infrastructures hautement sécurisées et situées en France pour préserver l’identification numérique et conserver les documents électroniques sur le long terme.