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Ne pas confondre SAE et CFN

L’archivage électronique à valeur probatoire permet de garantir l’intégrité, la disponibilité, et la pérennité des documents numériques jusqu’à échéance de leur durée de conservation. La destruction fait donc partie intégrante de la politique dLa transformation numérique a permis de développer différents moyens de conservation de documents électroniques tels que le système d’archivage électronique (SAE) et le coffre-fort numérique (CFN). Ces deux services, destinés à des cibles différentes, sont-ils comparables ? Comment garantissent-ils la valeur probante des documents conservés ?

SAE et CFN : une conservation des documents à valeur probante

Le SAE et le CFN sont deux services de conservation différents qui répondent aux mêmes objectifs :

• la conservation sécurisée des documents électroniques
• le maintien de la valeur probante des documents numériques conservés.

Le système d’archivage électronique (SAE) garantit la conservation sécurisée et l’intégrité des documents électroniques sur des durées de conservation légales. Il a donc vocation à pérenniser les documents archivés.
Le coffre-fort numérique (CFN) sert à conserver des documents électroniques pour une durée au choix. Il intègre des mesures de sécurité de haut niveau permettant de restituer les documents conservés sans altération et à tout moment.

SAE et CFN : quel est la différence ?

Le SAE et le CFN se distinguent par leur cadre légal et leurs usages.

Le cadre légal :

Le SAE et le CFN sont deux solutions d’archivage qui répondent à des obligations réglementaires et légales différentes.

Le CFN est défini par deux décrets (n°2018-418 du 30 mai 2018 et n°2018-853 du 5 octobre 2018). Ces décrets précisent les modalités et les critères de mise en place du coffre-fort numérique. Ils sont centrés principalement sur la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité du service.

Le système d’archivage électronique est à « l’état de l’art » en matière de sécurité de conservation des documents. Le SAE est encadré par un ensemble de normes complètes (NF Z42-013, ISO 14 641-1, ISO 27001…) et de dispositifs spécifiques liés à la très haute criticité de certains documents, notamment ceux contenant des données de santé à caractère personnel. Ce cadre légal englobe à la fois les exigences fonctionnelles et organisationnelles de son implémentation. Le SAE garantit ainsi l’authenticité, l’intégrité, la confidentialité, et la fiabilité du document pendant toute la durée de conservation. Il assure également sa lisibilité et sa parfaite réversibilité dans le temps.

Les usages :

Le SAE s’adresse aux entreprises et aux collectivités publiques. Son accès est limité à un certain nombre de collaborateurs. Aussi, sa mise en place facilite le traitement de larges volumes de documents électroniques pour des durées de conservation précises. Chaque collaborateur dépose, consulte (ou demande la destruction) les documents archivés dans le cadre des habilitations qui lui sont attribuées.

Le système d’archivage électronique permet de produire les éléments de preuve et de traçabilité des événements en cas de contrôle administratif ou de contentieux juridique. Ainsi, l’utilisateur ne peut pas détruire librement les archives, il est dans l’obligation de passer par une validation à deux niveaux. En matière de protection des documents, le SAE constitue le plus haut niveau de sécurisation.

Le CFN, principalement destiné aux particuliers, appartient à un utilisateur unique qui peut y déposer tout type de document électronique et tout type de format. Les documents conservés sont réversibles et archivés dans un format standard sans dossier de preuve associé. Chaque utilisateur gère à 100% son espace de conservation et ses documents (organisation et durées de conservation). Il est par ailleurs libre de détruire les données qu’il souhaite à tout moment.

En quoi le SAE va plus loin que le CFN ?

Le système d’archivage électronique (SAE) suit une logique métier. Ainsi, il prend en compte tout le processus d’archivage électronique depuis le versement jusqu’à la consultation de l’archive en toute confidentialité et sécurité. Aussi, il permet de gérer :

• les durées légales de conservation avec mise en place d’une alerte afin de ne pas les dépasser (cf RGPD)
• le cycle de vie des archives (destruction, prorogation, gel/dégel du sort final etc.)
• la typologie des documents
• les droits d’accès
• la journalisation des évènements

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