L’archivage électronique à valeur probatoire permet de garantir l’intégrité, la disponibilité, et la pérennité des documents numériques jusqu’à échéance de leur durée de conservation. La destruction fait donc partie intégrante de la politique d’archivage. Il s’agit de la dernière étape du cycle de vie des documents électroniques. Alors, pourquoi procéder à la destruction des archives ? Et quelles sont les étapes à suivre ? Arkhineo vous éclaire !
Pourquoi détruire les archives électroniques ?
La destruction des archives est un acte courant du processus d’archivage électronique. Elle permet d’être en conformité avec les délais de conservation prévus par la loi. Les durées diffèrent pour chaque type de document. Lorsque les archives arrivent à leur échéance de cette durée, le système d’archivage électronique notifie (avec un préavis) cette étape afin de permettre aux équipes concernées de décider de cette destruction (ou éventuellement de la prorogation de la durée et sa justification) afin d’éviter toute destruction malencontreuse ou, a contrario, de dépasser les durées correspondant à la finalité ce qui contreviendrait à la législation en matière de protection des données personnelles et mettrait ainsi l’entité en position d’infraction sanctionnable lourdement.
Les documents électroniques sont essentiellement conservés pour répondre à des obligations légales et/ou servir d’éléments de preuve en cas de contentieux ou de litige. Il est donc important de respecter les durées légales de conservation. La destruction des archives est une action importante dans le cadre de la conformité au règlement RGPD. Elle permet de les conserver dans le strict respect des règles en vigueur.
Comment bien gérer la destruction des documents numériques conservés ?
Voici quelques conseils pour faciliter la destruction de vos documents électroniques en toute sécurité et conformité :
• implémenter un système d’archivage électronique
• préparer les documents en ne conservant, selon la politique d’archivage, que les documents nécessaires au respect des obligations
• construire le référentiel de conservation de chaque type de documents grâce à des métadonnées
• identifier les durées de conservation
• préparer les archives de façon cohérente
• configurer le système d’archivage électronique afin que les campagnes de destruction soient planifiées et que les alertes d’échéances parviennent aux personnes concernées par cette decision
Pourquoi faire appel à un prestataire certifié pour la destruction des documents ?
La destruction des documents électroniques doit répondre aux exigences liées à la protection des données personnelles et au règlement RGPD. Elle est également encadrée par des règlementations, des normes et des textes de référence pour garantir la sécurité et l’intégrité du processus. L’implémentation d’un système d’archivage électronique assure la bonne gestion de celle-ci.
Le SAE Arkhineo propose trois options :
• la prorogation de la durée de conservation
• la restitution des archives et la signature des PV
• la destruction des documents conservés avec la remise d’une attestation de destruction
Arkhineo apporte une couche de sécurité complémentaire au processus de destruction des archives numériques. Ainsi, un identifiant unique d’archive (IUA) d’un ou de plusieurs documents électroniques est envoyé au service support, qui peut ensuite procéder à la destruction sécurisée de l’archive.