Les obligations de conservation des documents d’entreprise ne sont pas nouvelles. Pourtant, de nombreuses organisations continuent de conserver leurs documents dans une GED, sur un serveur ou dans le cloud, parfois sans avoir identifié les conditions d’archivage adaptées à leurs besoins.
Le recours à un système d’archivage électronique (SAE) ne concerne toutefois pas nécessairement l’ensemble des documents de l’entreprise. Il dépend notamment de la nature des documents, de leur durée de conservation et des exigences auxquelles ils sont soumis. Alors, comment savoir si votre entreprise a besoin d’un SAE ?
Vous répondez régulièrement à des contrôles ou à des audits : un SAE fait la différence
Contrôle fiscal, contrôle Urssaf, audit qualité, certification ou demande d’un commissaire aux comptes : les occasions de devoir présenter des documents sont nombreuses. Dans ces situations, retrouver rapidement un document est essentiel. Mais il faut également pouvoir démontrer qu’il est authentique, qu’il n’a pas été modifié depuis son archivage et qu’il a été conservé pendant toute la durée requise.
En France, de nombreux documents sont soumis à des obligations légales de conservation. Par exemple, l’article L123-22 du Code de commerce impose aux commerçants de conserver leurs documents comptables et pièces justificatives pendant 10 ans. D’autres documents répondent à des durées de conservation spécifiques prévues par le Code du travail, le Code général des impôts ou encore le Code de la santé publique.
Un SAE permet de répondre à ces exigences en garantissant l’intégrité des documents archivés, leur traçabilité et leur conservation pendant toute la durée prévue. Les systèmes conçus selon les exigences de la norme NF Z42-013 permettent notamment de préserver l’intégrité des archives électroniques et d’assurer leur restitution dans des conditions fiables lors d’un contrôle ou d’un litige.
Vos documents circulent entre plusieurs outils numériques
Aujourd’hui, les documents suivent rarement un parcours linéaire. Un contrat peut être rédigé dans un logiciel métier, validé via un parapheur électronique, signé électroniquement, puis partagé dans une GED avant de devoir être conservé pendant plusieurs années. Cette multiplication des outils complexifie le cycle de vie documentaire. Sans gouvernance claire, les risques de duplication, de perte d’information ou de conservation dans des espaces inadaptés augmentent.
Le SAE intervient à la finalisation du document afin d’assurer sa conservation ainsi que des éléments de preuves associés à chaque étape du parcours sur le long terme. Il peut s’intégrer aux applications métiers via des connecteurs ou des API et permet de centraliser les documents destinés à être archivés tout en conservant les métadonnées, les traces d’audit et les preuves associées.
Vous souhaitez sécuriser des documents à forte valeur juridique
Tous les documents n’ont pas la même importance. Certains engagent la responsabilité de l’entreprise ou constituent des preuves essentielles en cas de contrôle ou de contentieux. C’est notamment le cas des contrats, des factures, des dossiers RH, des documents comptables, des données de santé ou encore de la documentation qualité. Lorsque ces documents sont signés électroniquement ou horodatés, leur conservation doit préserver les éléments qui permettent d’établir leur valeur juridique dans le temps. Le règlement européen eIDAS encadre de nombreux services de confiance sont ceux utilisés pour garantir l’authenticité et l’intégrité des documents numériques. L’archivage constitue donc une étape essentielle pour conserver ces preuves dans des conditions adaptées.
En complément des dispositifs de cybersécurité de l’entreprise, le SAE garantit l’intégrité, la traçabilité, la disponibilité et la pérennité de ces documents tout au long de leur durée de conservation.
Vous préparez la mise en place de la facturation électronique
La généralisation de la facturation électronique constitue un tournant pour les entreprises. Au-delà des nouvelles modalités d’émission et de réception des factures, elle conduit également à repenser leur conservation. Les factures électroniques restent soumises aux obligations de conservation prévues par la réglementation. Elles doivent notamment être conservées dans des conditions garantissant leur intégrité, leur lisibilité et leur accessibilité pendant toute leur durée de conservation, 10 ans.
Le fascicule AFNOR FD Z42-029, publié dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, formule des recommandations sur l’archivage des factures électroniques et rappelle le rôle du SAE dans la conservation de ces documents.
Pour de nombreuses organisations, la réforme constitue ainsi l’occasion de structurer plus largement leur politique d’archivage électronique et d’assurer la conformité de l’ensemble de leurs documents numériques.
FAQ
Toutes les entreprises ont-elles besoin d’un SAE ?
Oui, mais pas nécessairement pour l’ensemble de leurs documents. Les obligations de conservation concernent de nombreux documents d’entreprise et varient selon leur nature et le cadre réglementaire applicable. Lorsqu’un document dématérialisé doit être conservé dans le temps dans des conditions garantissant notamment son intégrité et sa traçabilité, un SAE permet de répondre à ces exigences.
Une GED peut-elle remplacer un SAE ?
Non. Une GED est conçue pour faciliter la création, le partage et la gestion des documents au quotidien. Un SAE répond à un objectif différent : garantir leur conservation à long terme dans des conditions assurant leur intégrité, leur traçabilité et, le cas échéant, leur valeur probante.
Quels types de documents peuvent être archivés dans un SAE ?
Un SAE peut conserver de nombreux documents numériques : contrats, factures, bulletins de paie, dossiers RH, documents comptables, données de santé, courriers électroniques ou encore documents qualité. Le choix dépend des obligations réglementaires et stratégiques de l’entreprise.
Sources de référence