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VALIDAO : le nouveau service de la BU Archivage Numérique de Docaposte

Avec le développement de l’usage de la signature électronique, de nombreux documents professionnels sont susceptibles de constituer des éléments de preuve en cas de contentieux. Pour faire face à ce challenge, ils doivent être conservés en toute sécurité, intégrité et conformité. Afin de contribuer à renforcer les politiques de confiance documentaire des entreprises, Docaposte a créé Validao, un service de validation des signatures et des cachets électroniques paramétrable en fonction des enjeux métiers et financiers portés par les documents, reposant sur le service qualifié d’Arkhineo. Que garantit-il ? Quels sont ses avantages ?

Renforcer la politique de confiance documentaire

Les entreprises font face à une forte croissance des échanges numériques et reçoivent au quotidien de nombreux documents nativement électroniques émis par différents interlocuteurs (clients, fournisseurs, partenaires, etc.), sans avoir aucun contrôle sur les outils et services utilisés. Les entreprises doivent donc être en mesure de s’assurer de la recevabilité des dits documents.

La remise en question de l’authenticité d’un document reçu, ou le rejet du document comme preuve en cas de contentieux, peut potentiellement avoir des impacts juridiques, opérationnels et financiers très importants pour les entreprises. Mettre en place une politique de confiance documentaire est donc indispensable. Elle permet de définir les prestataires de confiance ainsi que les différents niveaux de signatures exigées en fonction du contexte et des enjeux du document. Il est également essentiel de valider cette politique de confiance documentaire et de contrôler la validité des signatures électroniques au moment de leur apposition.

Cependant, tous les collaborateurs des entreprises ne sont pas en mesure d’évaluer si les documents entrants répondent aux exigences définies dans la politique de confiance d’une entreprise. Pour faire face à ces enjeux, la BU Archivage Numérique de Docaposte a créé la solution Validao, un service de validation de la politique de confiance documentaire des entreprises et organisations.

Les fonctionnalités de Validao

Le service Validao, disponible via un portail web (ou API), est indépendant mais complémentaire aux autres solutions de préservation des signatures et Système d’Archivage Électronique. Il vous permet de définir votre politique de confiance documentaire et de la valider.

Ainsi vous définissez les prestataires de signatures auxquels vous souhaitez faire confiance et vous paramétrez les niveaux de signatures exigées en fonction des critères métiers des documents. Vous pouvez ensuite soumettre vos documents signés à validation. Des contrôles sont effectués afin de vérifier le respect des règles de confiance et autres critères métiers paramétrés, et donc que :

  • le document contient bien une signature ou un cachet électronique ;
  • la signature et/ou le cachet utilisés correspondent bien à la politique de confiance définie ;
  • la signature et/ou le cachet étaient bien valides au moment de leur apposition en interrogeant les services externes (qualifiés eIDAS).

Lorsque toutes les étapes sont validées, votre document est considéré comme acceptable et les rapports de validation des signatures sont téléchargeables sous différents formats (simple, détaillé et XML).

Toutes les actions menées sur la politique de confiance sont tracées et accessibles depuis Validao. Chaque administrateur peut également être alerté des mises à jour effectuées sur la liste des prestataires de confiance eIDAS et peut les accepter ou les refuser directement sur l’application.

Les garanties de ce nouveau service

La solution Validao s’appuie sur la technologie de validation des signatures électroniques d’Arkhineo et est donc qualifiée eIDAS et ISO 27001.

Validao vous permet donc de :

  • définir des prestataires de confiance ;
  • déterminer les niveaux de signatures et cachets électroniques exigés en fonction des enjeux portés par les documents ;
  • valider les signatures et cachets au sens eIDAS (grâce à la technologie Arkhineo) ;
  • assurer la conformité et la sécurité du service de validation des signatures électroniques ;
  • émettre des rapports de validation opposables en cas de contentieux ;
  • apporter une garantie supplémentaire à la politique de confiance documentaire d’une entreprise.

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