La signature électronique, processus phare de la transformation numérique des entreprises, peut s’appliquer concrètement dans plusieurs secteurs : banque et assurance, ressources humaines, commerce ou encore immobilier.
La transformation numérique a largement dynamisé l’utilisation de la signature électronique : celle-ci vient remplacer petit à petit la signature manuscrite car plus rapide, plus efficace, plus simple et souvent bien plus sécurisée. En effet, les mesures qui réglementent son utilisation assurent son intégrité. Mais dans quels secteurs d’activités et dans quels métiers peut-on concrètement l’utiliser ?
La banque et l’assurance : signature de contrats dématérialisée de bout en bout
Pour signer un contrat, ouvrir un compte en ligne ou souscrire en ligne un crédit ou un contrat d’assurance, la signature électronique simplifie les processus. Les formalités sont réduites, il n’y a plus de justificatifs à envoyer par La Poste, plus de présence physique obligatoire pour signer de sa main. Il suffit de se connecter sur le site ou l’application de l’établissement et tout le processus est dématérialisé : remplissage de formulaire, téléchargement de justificatifs, identification du client puis signature de validation de contrat. Pour l’utilisateur, les processus sont fluides, simples et sécurisés ; pour l’entreprise, le nombre de contrats signés est en forte augmentation.
Les ressources humaines : des embauches rapides et à distance
Les documents RH comportent la plupart du temps de nombreuses pages et différents types de documents : contrats, avenants, préparation d’entretiens etc. La dématérialisation de bout en bout permet ainsi de se débarrasser de tous les documents papier, de finaliser une embauche rapidement et à distance, tout en évitant le coût de l’envoi par courrier. Les entreprises, notamment celles d’intérim qui signent de très nombreux contrats chaque jour, peuvent ainsi centraliser les embauches des candidats. Pour d’autres, il s’agit également de montrer une image moderne et flexible. La signature électronique comporte ainsi plusieurs avantages de temps, d’efficacité et de modernité.
Le commerce : la dynamisation de la chaîne de vente
Pour finaliser une vente, la signature électronique permet de dynamiser toute la chaîne : signature du devis en ligne, des conditions générales de vente, puis contrat et bon de commande. Les clients peuvent ainsi signer sur une tablette lorsque les commerciaux sont présents physiquement, ou en ligne. Le suivi est plus facile pour l’entreprise, de même que les relances.
L’immobilier : des ventes plus rapides et plus sécurisées
Dans le domaine de l’immobilier, les agences immobilières voient la signature électronique comme une vraie opportunité : rapide, sécurisée, elle permet la signature de tous les documents tels que mandats de location, compromis de vente, contrats de bail, état des lieux, etc. Plus besoin d’imprimer les exemplaires en plusieurs fois puisque la signature électronique garde la valeur probante du document et évite les erreurs et oublis.