Signature électronique ou cachet électronique : ces deux mécanismes jouent un rôle clé dans la dématérialisation des processus. Souvent confondus, ils répondent pourtant à des usages juridiques distincts. Arkhineo vous explique.
Une norme de référence pour sécuriser l’archivage électronique
Publiée par l’Afnor, la norme NF Z42-013 formalise « les exigences et recommandations fonctionnelles, organisationnelles et de sécurité pour la conception et l’exploitation d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) dont l’enjeu est de conserver une archive électronique dans des conditions de nature à préserver et démontrer l’intégrité de celle-ci durant toute sa durée de conservation ».Elle constitue aujourd’hui la norme française la plus complète pour encadrer l’archivage électronique à valeur probante.
Dans un environnement où les organisations doivent faire face à des obligations réglementaires strictes (droit fiscal, droit commercial, RGPD, eIDAS, codes sectoriels), cette norme joue un rôle déterminant. Elle fixe un cadre technique et organisationnel qui permet de protéger les documents contre toute altération, quelle que soit leur durée de conservation. C’est cette exigence qui en fait un véritable pilier de la confiance documentaire en France, et un socle reconnu par l’ensemble des acteurs publics comme privés.
Les principes clés
La NF Z42-013 repose sur trois principes structurants :
- L’intégrité : garantit qu’aucune modification n’a été apportée au document grâce au scellement, à l’empreinte numérique ou à l’horodatage.
- La traçabilité : impose de journaliser toutes les actions réalisées sur les documents afin d’assurer une transparence totale.
- La pérennité : assure que les documents resteront lisibles et exploitables malgré l’évolution des formats et des technologies.
Ces exigences permettent au document conservé d’être opposable en cas d’audit ou de litige.
Arkhineo : un SAE certifié pour garantir une confiance totale
Pour les organisations, s’appuyer sur un système conforme à la NF Z42-013 est un gage indispensable de fiabilité et de sécurité. Cela permet de garantir que leurs documents à valeur légale ou stratégique (contrats, factures, pièces comptables, documents RH, preuves réglementaires, brevets) seront conservés dans des conditions conformes et pérennes.
La solution Arkhineo s’inscrit pleinement dans cette exigence : elle respecte la norme NF Z42-013 et bénéficie de la certification NF 461, délivrée par AFNOR Certification, qui atteste de sa conformité à cette norme. La certification NF 461 constitue le plus haut niveau de garantie en matière d’archivage électronique en France, car elle valide non seulement la conformité du système, mais aussi son exploitation opérationnelle.
Grâce à son SAE certifié, Arkhineo assure :
- la conservation intègre et sécurisée des documents,
- une traçabilité complète des opérations,
- une restitution fidèle et lisible, même des années après leur versement,
- une conformité durable en cas de litige ou face aux audits fiscaux, sociaux ou réglementaires.
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