La généralisation de la facturation électronique entre entreprises, prévue à partir de 2026, marque une étape majeure dans la transformation numérique des processus comptables. Si la réforme encadre strictement la transmission des factures, elle laisse aux entreprises la responsabilité de leur conservation dans le respect du cadre fiscal et juridique. Dans ce contexte, l’archivage à valeur probante s’impose comme un pilier essentiel. Arkhineo vous explique.
Un nouveau cadre réglementaire exigeant pour la facturation électronique
Issue de l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, la réforme de la facturation électronique rend obligatoire l’émission, la réception et la transmission des factures électroniques entre entreprises assujetties à la TVA. Ces échanges passeront par des Plateformes Agréées (anciennement PDP), qui assureront la communication des données de facturation à l’administration fiscale via le e-Reporting.
Cependant, la réforme ne prévoit aucune obligation pour ces plateformes de conserver les factures sur le long terme. Cette responsabilité revient donc aux entreprises, qui doivent s’assurer que leurs documents demeurent intègres, lisibles et accessibles pendant les durées légales de conservation.
Les textes fiscaux et commerciaux sont clairs :
- L’article L.102 B du Livre des procédures fiscales impose la conservation des documents comptables pendant 6 ans.
- L’article L.123-22 du Code de commerce étend cette durée à 10 ans.
- L’article 289 du Code général des impôts impose d’assurer authenticité, intégrité et lisibilité des factures électroniques.
L’archivage à valeur probante : la garantie d’une conformité durable
Un Système d’Archivage Électronique (SAE) certifié est aujourd’hui la solution la plus fiable pour répondre à ces obligations. En effet, contrairement à un simple stockage, le SAE garantit : l’intégrité des documents, l’authenticité, la lisibilité et la traçabilité.
La certification NF 461, répondant à la norme NF Z42-013, est la certification de référence en matière d’archivage à valeur probante, complétés par les exigences de sécurité de l’ISO 27001.
Un archivage conforme n’est donc pas une option, mais un impératif stratégique. Les jurisprudences récentes, notamment celles du Conseil d’État et des Cours administratives d’appel, ont rappelé que le défaut de fiabilité probatoire d’une facture électronique pouvait entraîner le rejet de la comptabilité, le redressement fiscal et la perte du droit à déduction de TVA.
Arkhineo, un partenaire de confiance pour un archivage fiscalement et juridiquement conforme
Dans le cadre de la réforme, les Plateformes Agréées (anciennement PDP) ne sont pas tenues d’assurer la conservation probatoire des factures. Les entreprises doivent donc anticiper la mise en place d’un SAE certifié pour garantir leur conformité et se prémunir des risques fiscaux et juridiques.
Arkhineo, tiers archiveur certifié NF 461 et ISO 27001, accompagne les entreprises dans cette transition en leur fournissant une solution d’archivage électronique à valeur probante conforme aux normes françaises et européennes. Grâce à son expertise en conservation sécurisée, les organisations peuvent :
- Assurer la pérennité et la conformité de leurs factures électroniques.
- Prévenir les risques en cas de redressement ou de contentieux.
- Répondre rapidement à toute demande d’audit ou de contrôle fiscal.
- Garantir la continuité d’accès à leurs archives, y compris après la fin d’un contrat de prestation avec une plateforme agréée.
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