Initialement prévue au 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises établies en France d’émettre et de recevoir des factures électroniques s’appliquera progressivement entre le 1er septembre 2026 et le 1er septembre 2027, date à laquelle toutes les structures devront avoir mis en place leur transformation vers la dématérialisation. Arkhineo vous éclaire sur l’importance de l’archivage électronique des factures dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.
Les changements majeurs à venir dans la facturation électronique
Au terme de la mise en place du processus de dématérialisation, toutes les entreprises quelle que soit leur taille seront concernées par ce dispositif réglementaire. Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises traitant avec des entités du secteur public sont tenues de transmettre leurs factures sous format électronique, une obligation également valable à l’échelle de l’Union européenne.
Afin de garantir le passage à la facturation électronique des entreprises dans les meilleures conditions possibles, la loi de finances pour 2024 a établi un nouveau calendrier pour l’application de cette réforme :
- le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
- le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.
L’ancien calendrier, stipulé dans l’article 3 de l’ordonnance du 15 septembre 2021, fixait le déploiement à partir du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, en 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire et en 2026 pour les autres
Les exigences de la facturation électronique
La facturation électronique concerne les transactions d’achat et de vente de biens ou de services entre entreprises en France assujetties à la TVA pour les opérations nationales. Toutes les factures devront être générées au format électronique et transmises par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation. L’envoi par mail ou courrier postal ne sera plus autorisé. Les factures devront être générées dans un format conforme aux normes (Factur-X, UBL, CII) et contenir toutes les informations obligatoires telles que le SIREN de l’acheteur, la nature de la transaction, l’adresse et la mention sur la TVA.
Les factures seront transmises via un intermédiaire de dématérialisation qui contrôle leur conformité avant de les délivrer au destinataire. Trois types d’intermédiaires sont impliqués :
- le Portail Public de Facturation (PPF) fourni par l’État,
- les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) certifiées par l’administration fiscale,
- les Opérateurs de Dématérialisation (OD) non certifiés.
Le PPF offre un service gratuit mais limité, tandis que les PDP proposent des fonctionnalités avancées et une centralisation de la facturation. Les OD peuvent convertir les factures et offrir des outils de gestion, mais ne peuvent pas échanger directement les factures avec l’administration fiscale.
Assurer la conformité et l’intégrité des factures électroniques avec Arkhineo
Pour se préparer à ce changement majeur, les entreprises doivent d’abord identifier les acteurs touchés par cette réforme et évaluer les ajustements nécessaires afin d’adapter leurs processus de traitement et de conservation des factures. Ces changements devront être intégrés dans l’organisation de la facturation et de la comptabilité de l’entreprise.
La dématérialisation des factures implique également leur archivage électronique. Les factures doivent être conservées pendant 6 ans pour des raisons fiscales et 10 ans pour des raisons commerciales. En cas d’audit ou de litige, les entreprises doivent être en mesure de présenter toutes leurs factures. Afin de respecter les obligations de conservation et d’éviter tout conflit d’intêret avec la DGFIP, il peut être pertinent de faire appel à un prestataire externe.
Il est essentiel de conserver ses factures électroniques auprès d’un service fiable comme Arkhineo. Cette solution garantit l’intégrité, la disponibilité, pérennité, traçabilité et la confidentialité des documents. Arkhineo peut être connecté à un outil PDP pour un archivage automatique.
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