Billet actualisé
Certains documents doivent impérativement être archivés. Mais les durées de conservation légales de ceux-ci, bien qu’équivalentes aux originaux papiers, sont différentes selon le document conservé.
Une entreprise qui souhaite trier et garder ses documents doit savoir ceux qu’elle doit stocker, archiver et ceux qu’il n’est pas utile de conserver. Notes de frais, factures, bulletins de paie… quels documents archiver et combien de temps ?
Quels sont les documents à archiver ?
Pour faire face au mieux aux vérifications administratives comme l’inspection du travail, l’administration fiscale ou l’Urssaf, toute entreprise doit conserver certains documents, dans les meilleures conditions techniques pour garder leur validité. Théoriquement, tous les documents peuvent être archivés : factures, bulletins de paie, prêts, états comptables, documents contractuels, notes de frais… L’arrêté du 17 mars 2017 autorise également les entreprises à détruire les originaux papiers de certains documents lorsqu’il en existe une version dématérialisée. Pour être valables, ils doivent comporter la date, la nature, le montant de l’opération et l’identification du client.
Quelle solution pour bien archiver ?
L’archivage électronique étant l’une des étapes les plus importantes de la transformation numérique d’une entreprise, faire appel à un prestataire certifié fournissant un Système d’Archivage Électronique s’avère nécessaire pour réussir cette transformation numérique. Il dédiera toutes ses ressources, humaines et techniques, à la protection et à la sécurité des documents qui lui seront confiés. Il sera également au courant de tout le cadre légal entourant l’archivage électronique, tel que les durées de conservation de chaque type de document.
Quelles sont les durées de conservation légales ?
Les durées légales de conservation sont différentes pour chaque document. Ceux issus des Ressources Humaines, comme les bulletins de salaire, doivent être mis à disposition des salariés pendant 50 ans. Les contrats de travail, les mises en demeure doivent être gardées 5 ans. Les documents relatifs aux charges sociales doivent être mis à disposition pendant 3 ans. La durée légale de conservation des documents comptables et des pièces justificatives est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Les documents fiscaux comme les impôts sur le revenu ou sur les sociétés doivent être conservés 6 ans. Lorsque la durée de conservation des documents arrive à échéance, l’entreprise doit en être informée par le prestataire.