Dans la gestion documentaire, la confusion entre stockage et archivage expose l’entreprise à un risque juridique majeur. Si la GED (Gestion Électronique des Documents) est indispensable pour créer, modifier et partager des documents au quotidien, elle ne permet pas de garantir leur intégrité sur dix, vingt ans ou plus. Pour répondre aux obligations légales de conservation, le passage au système d’archivage électronique (SAE) est une étape distincte et nécessaire. On vous explique !
1. La gestion (GED) : pour vos flux de travail
La GED centralise les documents pour simplifier le travail quotidien. Elle est conçue pour les documents « vivants » que l’on crée, modifie et partage, tels que les comptes rendus ou les notes de service. Selon le cabinet Gartner (étude 2024), l’éparpillement des informations reste un frein majeur à l’efficacité.
Pour optimiser ces flux de travail, la GED s’appuie sur une indexation précise facilitant la recherche, un suivi rigoureux des versions (versioning) pour retracer l’évolution des fichiers, et des workflows de validation automatisés qui sécurisent les circuits de relecture. Cependant, si la GED est idéale pour l’exploitation, elle ne permet qu’un simple stockage : les documents ne possèdent aucune valeur probante car ils restent modifiables ou supprimables par les utilisateurs.
2. L’archivage (SAE) : pour votre sécurité juridique et technique
L’archivage intervient une fois le document finalisé. Sa fonction est la conservation intègre des documents « légaux » (factures, contrats, bulletins de paie, etc) qui ne doivent plus subir de modifications. Le SAE assure une double protection :
- Sécurité juridique : il garantit l’intégrité du document par un calcul d’empreinte et un scellement numérique, lui conférant une valeur de preuve devant un tribunal.
- Sécurité technique : il assure la lisibilité à long terme via la migration des formats et la traçabilité de toutes les actions dans des journaux auditables.
Délais de conservation obligatoire en France
Domaine | Type de document | Durée de conservation | Référence légale |
Comptabilité | Factures clients, fournisseurs et pièces justificatives | 10 ans | Article L123-22 du Code de commerce |
Fiscalité | Livres, registres et documents rattachés aux impôts | 6 ans | Article L102 B du Livre des procédures fiscales |
Social / RH | Bulletins de paie | 5 ans pour le double conservé par l’employeur ; 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié pour le bulletin électronique | Article L3243-4 et Article D3243-8 du Code du travail |
Social / RH | Contrats de travail, soldes de tout compte | 5 ans à partir de la fin du contrat | Délai usuel de conservation RH |
Commercial | Contrats électroniques conclus avec un consommateur à partir de 120 € | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation | Article L213-1 du Code de la consommation |
Commercial | Documents de transport et bons de livraison | 5 ans | Article L110-4 du Code de commerce |
Immobilier | Contrats d’acquisition ou de vente de biens | 30 ans | Article 2227 du Code civil |
Ces délais constituent les durées minimales de conservation prévues par la loi. Des dispositions particulières peuvent s’appliquer selon votre secteur d’activité et vos besoins métiers.
3. Complémentarité entre GED et SAE : du document vivant au document figé
La GED et l’archivage électronique agissent à des moments différents du cycle de vie d’un document. La GED est utilisée pour les fichiers vivants. L’archivage prend le relais pour figer le document dans un environnement sécurisé. Dans un SAE, le document est scellé par des procédés techniques comme l’horodatage ou l’empreinte numérique. Cette procédure en fait une preuve opposable en cas de contrôle ou de litige.
4. Normes et hébergement souverain en France
L’archivage repose sur des standards stricts qui assurent la pérennité des documents :
- NF Z42-013 : la référence française pour l’intégrité des documents électroniques.
- CEN TS 18170 : la norme de référence européenne concernant les exigences fonctionnelles pour les services d’archivage électronique.
Arkhineo, solution de Docaposte, répond à l’ensemble de ces référentiels. L’infrastructure est intégralement hébergée en France, garantissant une souveraineté totale et une protection juridique sous juridiction nationale.
FAQ
Une GED suffit-elle pour archiver ?
Non. Une GED autorise la suppression ou la modification des fichiers par les utilisateurs. Seul un SAE garantit l’intégrité nécessaire pour qu’un document conserve sa valeur juridique devant un tribunal ou une administration.
Pourquoi archiver ses documents ?
L’archivage permet de respecter les durées légales de conservation et de disposer de preuves fiables en cas de litige, tout en répondant aux exigences de protection des données (RGPD).
Que se passe-t-il à la fin de la durée de conservation ?
Le SAE propose la destruction ou la prorogation. Si le document est détruit, un certificat de destruction est délivré, constituant une preuve en cas de contrôle de la CNIL.
Sources :
- Légifrance : Code de commerce, Code du travail, Code civil et Livre des procédures fiscales.
- Gartner : Étude 2024 sur la productivité numérique et l’éparpillement de l’information.
- Service-Public.gouv.fr : Guide officiel des délais de conservation des documents pour les entreprises.
AFNOR : Référentiels des normes NF Z42-013 et CEN TS 18170.