Aujourd’hui, l’archivage des documents représente un vrai défi pour les entreprises. Celui-ci permet en effet de pérenniser son activité, de protéger ses droits mais également de respecter la législation en vigueur.
De nombreuses solutions sont proposées aux entreprises pour la conservation à long terme de leurs données de façon électronique, notamment pour les aider à aller plus loin dans leur transformation digitale. Voici quelques raisons d’avoir recours à un véritable Service d’Archivage Électronique (SAE) à valeur probante en mode SAAS.
L’avantage le plus évident de conserver ses données électroniquement concerne d’abord le gain de place. En effet, les documents ne sont plus stockés sous leur format papier et requièrent donc moins d’espace, que ce soit au sein même du bâtiment de l’entreprise, ou dans un centre d’archivage. Les fichiers peuvent désormais être conservés sur des serveurs qui supportent tout type de formats (factures, e-mails mais aussi vidéos, fichiers audio, bases de données, etc.), avec un temps de traitement beaucoup plus rapide et une capacité de stockage bien plus importante.
L’archivage électronique des documents présente également l’avantage de gagner en temps et en simplification des process. En effet, il permet la consultation des données de manière instantanée, notamment grâce à l’optimisation des délais d’accès et de restitution. L’archivage électronique facilite également la manipulation des documents et le partage d’informations au sein de l’entreprise, et permet d’accéder directement à un fichier sans passer par une opération de restauration.
La mise en place d’un Système d’Archivage Électronique à valeur probante permet aussi de réduire voire de supprimer certains coûts, particulièrement ceux liés à l’usage du papier (impression, envoi, classement, reproduction, stockage mais aussi destruction lorsqu’une personne invoque son droit à l’oubli par exemple). Archiver électroniquement ses fichiers diminue considérablement les coûts immobiliers liés au volume de conservation de documents physiques (assurance, taxe foncière, électricité). Enfin, les erreurs d’archivage (un document pas ou mal archivé, voire perdu) sont beaucoup plus rares avec l’utilisation d’un SAE. Sans compter le coût pour l’environnement, substantiellement réduit avec l’archivage électronique (papier, eau).
Enfin, recourir à un SAE à valeur probante comporte l’avantage (indispensable !) de respecter différentes mesures concernant la sécurité des données. Les fichiers archivés sont conformes aux principes de confidentialité grâce à des moyens de chiffrement, de signature électronique ou d’accès sécurisé. L’archivage électronique à valeur probante est également en accord avec des règlements comme le RGPD, qui entrera en vigueur en mai 2018, et qui impose aux entreprises une protection des données plus régulée, ou encore des décrets comme celui du 22 mars 2017, depuis lequel les documents fiscaux électroniques sont admis comme preuves au même titre que l’écrit sur support papier.