Les documents électroniques ont une valeur économique et juridique importante pour les entreprises privées. Elles doivent ainsi s’assurer de la recevabilité juridique, l’intégrité, la pérennité, la confidentialité et la sécurité de leurs archives. Dans ce contexte, l’archivage électronique est incontournable. Arkhineo vous explique pourquoi ! Arkhineo vous explique pourquoi !
Raison 1 : respecter les durées de conservation légale
Comme toute organisation, les entreprises privées sont dans l’obligation de conserver les documents faisant l’objet d’une durée réglementaire de conservation. Ces durées diffèrent selon la nature, la législation en vigueur ou l’usage auquel sont destinés les documents électroniques. Elles peuvent aller de 3 à plusieurs dizaines d’années selon le type de document à conserver. De nombreux documents sont concernés : factures, bulletins de paie, états comptables, documents contractuels, notes de frais, …
Le système d’archivage électronique (SAE) permet aux entreprises de faire face à cette obligation et, grâce à des métadonnées, d’identifier chaque document ainsi que sa durée légale de conservation.
Raison 2 : conserver des éléments de preuve
Parvenu au terme de leur durée de conservation, les documents électroniques doivent être détruits ou, le cas échéant, conservés pour une finalité administrative ou juridique dument justifiée. Le SAE notifie ainsi les utilisateurs concernés pour décider de la destruction ou de la prorogation de la durée de conservation. Cette fonctionnalité permet d’éviter toute destruction malencontreuse et mettre l’entité en position d’infraction.
En l’absence de durée réglementaire, ce qui est le cas pour une grand partie des documents d’entreprises, les entreprises privées doivent conserver leurs documents électroniques afin de pouvoir les produire, en cas de contentieux judiciaire ou administratif, dans le but de faire valoir leurs droits.
Raison 3 : préserver le patrimoine de l’entreprise
L’archivage des documents électroniques des entreprises privées ne se limite pas aux obligations légales ou administratives. La conservation des archives assure également la préservation du patrimoine de ces organisations. Les documents électroniques archivés représentent en effet son histoire, ses savoir-faire, ses procédés de fabrication, ses innovations, …
Ils constituent ainsi la mémoire économique et sociale de l’entreprise et doivent être protégés et disponibles en cas de recherche de renseignements ou d’élaboration de stratégies futures.
#transformationnumerique #archivageelectronique #SAE #signatureélectronique #confiancenumérique