La gestion des notes de frais est un processus souvent complexe et chronophage pour les entreprises. La dématérialisation offre une solution moderne et efficace pour simplifier cette tâche. Arkhineo propose une solution d’archivage permettant de garantir une traçabilité complète des notes de frais, conformes aux exigences légales actuelles.
La dématérialisation des notes de frais
Les entreprises sont tenues de rembourser certains frais à leurs employés, sous réserve que ceux-ci fournissent un justificatif et une note de frais. La gestion de ces notes de frais est une tâche chronophage pour les entreprises, et les salariés souhaitent un remboursement de leurs dépenses professionnelles le plus simple et rapide possible. En remplaçant les reçus papier par des versions électroniques, cela :
• simplifie la gestion,
• réduit les erreurs
• et accélère les délais de traitement.
Ce processus permet également une meilleure traçabilité et une réduction des coûts associés à la gestion physique des documents. Cette transition vers le numérique est une nécessité pour rester compétitif dans un environnement de plus en plus digitalisé.
Le cadre légal à ce jour
Le cadre légal concernant la dématérialisation des notes de frais est clairement défini pour garantir la sécurité et l’intégrité des documents numériques. De nombreuses lois ont vu le jour ces dernières années pour encadrer le développement du digital et le déploiement de la dématérialisation.
L’arrêté du 22 mars 2017 a généralisé le recours à ce processus pour permettre aux entreprises de numériser les factures reçues au format papier, cependant il était toujours nécessaire de conserver l’original papier. L’article L.243-16 du code de la Sécurité Sociale et l’arrêté du 23 mai 2019 viennent préciser les modalités de numérisation des documents établis sur support papier pour harmoniser les exigences de l’Urssaf et celles de l’administration fiscale. Grâce à ce texte, depuis le 1er juillet 2019, les entreprises n’ont plus l’obligation de conserver leurs justificatifs de notes de frais en version papier. Elles peuvent ainsi dématérialiser les notes de frais et conserver les justificatifs fournis par chaque salarié en version numérique. Pour que la note de frais dématérialisée ait une valeur probante, il faut néanmoins que certaines règles soient respectées. La version numérique des justificatifs doit être conforme à l’original, aucune information ne doit être perdue, et le document doit être numérisé au format PDF ou PDF/A-3 pour assurer la pérennité des informations qu’il contient. La note de frais dématérialisée doit disposer d’une signature électronique pour garantir son authenticité. Une copie numérique de chaque note doit être conservée pendant 10 ans en utilisant une méthode d’archivage à valeur probante.
Le service Arkhineo
Arkhineo propose un SAE intégrable derrière les solutions de dématérialisation de notes de frais et certifiée NF 461. Le service d’archivage électronique garantit l’intégrité, la pérennité, la traçabilité et la lisibilité des documents numériques. Cette solution permet aux entreprises de confier l’archivage électronique de leurs notes de frais à un tiers-archiveur certifié, maintenant ainsi la valeur probante des documents. Conforme aux réglementations en vigueur et aux exigences de l’administration fiscale, Arkhineo assure une traçabilité complète des notes de frais.
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