L’archivage électronique est l’étape finale du cycle de vie d’un document numérique et représente un enjeu majeur pour toutes les organisations. Deux tendances semblent se dégager en 2021 : devancer la problématique de conservation des documents signés électroniquement et les modes d’exploitation des SAE en mode SaaS.
La signature électronique : un outil numérique clé
La crise sanitaire de la Covid-19 a placé le numérique et la distanciation physique au cœur des enjeux des entreprises. Le recours à la signature électronique est devenu, tout naturellement, un usage de prédilection par rapport à la signature manuscrite. La demande pour les solutions de signature électronique a explosé. En effet, certains acteurs ont enregistré une progression de 200% de souscriptions à leurs solutions lors du confinement.
Comment garantir la pérennité des documents signés électroniquement ?
Les documents signés électroniquement doivent être conservés au sein d’un Système d’archivage électronique car celui-ci permet :
• d’assurer le maintien de la valeur probante des documents et des signatures contenues dans ceux-ci,
• de garantir la pérennité des documents (re-lisibilité à Long-terme) dans le temps ainsi que leur cycle de vie (en conformité avec les durées maximales de conservation et/ou les délais de prescription),
• de protéger les données personnelles conservées.
Ainsi, au-delà du sujet de la conservation des documents eux-mêmes, la préservation des signatures électronique constitue un argument de taille pour amorcer un projet d’archivage en investissant dans un SAE. Il permet d’optimiser les coûts et de limiter les risques inhérents à la conservation de documents (qui plus est signés) sur le long terme. Il est primordial de privilégier un SAE conforme à la norme NF-Z 42 013, certifié NF 461 et ISO 27001 (et qualifiés eIDAS s’agissant de la préservation des signatures électroniques à Long-terme). Certains secteurs nécessitent des certifications supplémentaires : pour la conservation des données de santé il est indispensable de faire appel à un prestataire certifié HDS (hébergeur de données de santé).
Solution d’archivage électronique en mode SaaS
Il existe deux types d’exploitation pour un SAE : en mode licence ou en mode SaaS (Software-as-a-Service). Une fois de plus, le mode SaaS s’impose comme la tendance mondiale dans le domaine de l’archivage électronique. Ce mode d’exploitation permet aux utilisateurs de bénéficier d’avantages stratégiques :
• pas d’installation de logiciel supplémentaire
• un abonnement mensuel dont le tarif est proportionnel à l’utilisation
• un niveau de sécurité supérieur
• les applications sont mises à jour automatiquement et sont utilisables partout dans le monde via une connexion internet sécurisée
A ces 2 tendances, s’ajoute également la problèmatique de « souveraineté » c’est à dire le fait que les documents ainsi archivés ont conservés à l’abri de nos législations Françaises et Européennes protectrices et loin de celles à caractère « extra-territoriale » en provenance d’autres Continents.
Ainsi, en 2021 les entreprises devront anticiper la question concernant la préservation à long terme des documents signés électroniquement. Cette conservation doit être adaptée aux risques juridiques portés et aux niveaux de sécurité liés à leur criticité. Pour cela il est essentiel de recourir à un système d’archivage électronique certifié en mode SaaS.