La dématérialisation des documents est un enjeu stratégique et un gage d’efficacité pour toutes les entreprises. La crise sanitaire et la généralisation du télétravail ont accéléré leur transformation digitale et les a encouragées à basculer peu à peu vers le tout numérique.
Dématérialisation des documents : un enjeu écologique et économique pour les entreprises
Le mouvement du « zéro papier » n’est pas nouveau, il a fait son apparition dans les années 2000 et résultait de l’essor de la RSE. Les entreprises « paperless » étaient soucieuses de leur empreinte écologique et s’efforçaient de la réduire par le biais de la numérisation des documents. En effet, l’impact environnemental des documents papiers est important. Selon l’Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie), un salarié utilise en moyenne 70kg de papier par an. Ainsi, les entreprises françaises produisent plus de 900 000 tonnes de déchets papiers chaque année.
Durant 20 ans le « paperless » était une pratique minoritaire dans les entreprises. La digitalisation des métiers et les avantages en termes économiques pour les entreprises et de facilité/efficacité pour les utilisateurs (salariés, clients, fournisseurs etc.) que confèrent la dématérialisation ont permis un recours plus important à celle-ci. Réduire le papier permet de diminuer les coûts de traitement des documents en fluidifiant les process et améliore ainsi la productivité et la réactivité d’une entreprise.
L’impact de la Covid19 et du télétravail sur les usages des entreprises
La crise sanitaire a impacté toutes les organisations et a entrainé la généralisation du télétravail. Ainsi, les entreprises ont dû faire face à de nouveaux défis dont celui d’adapter rapidement leur process à la situation imposée par la pandémie. Pour y répondre elles ont accéléré leur migration vers le numérique en renforçant leurs dispositifs de dématérialisation des documents. Selon une étude réalisée par le cabinet Xerfi, la rationalisation des coûts est un enjeu majeur pour les entreprises. Les promesses de réduction des coûts et de recentrage des clients sur leur cœur de métier mises en avant par la dématérialisation des documents devraient lui permettre de s’ancrer davantage encore dans les habitudes des sociétés.
Gestion documentaire numérisée : des avantages évidents
L’étude publiée par Gartner Group souligne qu’en moyenne une entreprise consacre entre 2 et 15% de son CA pour sa gestion documentaire. La dématérialisation permet de gagner en productivité et son intégration motive les salariés pour deux raisons : le numérique est synonyme de modernité et ils passent moins de temps sur des tâches administratives à faible valeur ajoutée. Ses bénéfices environnementaux constituent un argument clé, améliorant l’image de marque d’une entreprise. Enfin, elle permet d’assurer la continuité de l’activité en cas de crise et d’accompagner le travail mobile.
Le recours à un SAE pour la dématérialisation des documents
Même si la dématérialisation présente de nombreux avantages, des entreprises ont du mal à franchir le pas. Pourquoi ? Car certaines sont encore réservées quant au fait de changer leurs habitudes et de voir leurs documents sortir de leurs locaux. Les deux freins inhérents à l’expansion de la dématérialisation entre 2021 et 2023 sont : l’utilisation toujours importante du papier et la réticence des entreprises à partager des données sensibles.
Des outils, tels que les systèmes d’archivage électronique, peuvent garantir la pérennité, l’intégrité, la confidentialité, la disponibilité et la réversibilité des documents archivés. Les prestataires de SAE font d’importants investissements et consacrent une partie de leurs effectifs pour assurer la protection des données. Ils sont à l’état de l’art en matière de sécurité.
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