Les métadonnées jouent un rôle central dans l’archivage électronique, permettant une organisation, une recherche et une gestion optimale parmi des milliers de documents. Avec Arkhineo, les métadonnées associées aux archives électroniques assurent une traçabilité et une conformité juridique renforcées. Arkhineo vous explique comment ces critères d’indexation adaptés aux besoins métiers, garantissent une accessibilité rapide et une protection renforcée des documents archivées.
Le rôle des métadonnées dans l’archivage électronique
Dans le domaine de l’archivage électronique, les métadonnées constituent un ensemble d’informations essentielles pour l’identification, la gestion et la traçabilité des documents. Elles se répartissent en plusieurs catégories : les métadonnées descriptives comme la date de création, l’auteur ou le type de document, les métadonnées applicatives qui reflètent la logique métier en fonction des spécificités des documents et les métadonnées administratives et techniques qui regroupent des informations liées au dépôt, à l’identification des organismes impliqués ou au cycle de vie des archives. Chez Arkhineo, chaque document déposé est enrichi de ces métadonnées, assurant une indexation adaptée et conforme aux besoins de l’entreprise. Cette structuration garantit un archivage protégé et un accès rapide aux documents, en adéquation avec les exigences de conformité.
La gestion des métadonnées avec MyArkhineo
Arkhineo permet à ses utilisateurs de gérer les métadonnées applicatives et descriptives lors du dépôt de documents via son portail MyArkhineo. Ce système repose sur un processus de dépôt manuel, où chaque utilisateur peut associer les métadonnées essentielles à chaque document en fonction des critères métier définis au préalable, tandis que les autres types de métadonnées sont automatiquement attribués.
Lors de chaque dépôt, Arkhineo assure un contrôle de conformité en vérifiant des éléments tels que le format et la taille du fichier, ainsi que la présence des métadonnées obligatoires. Ces étapes sont essentielles pour garantir que chaque document est correctement indexé et peut être retrouvé facilement, même des années après son archivage. Ce processus permet aussi de répondre aux exigences de traçabilité et de lisibilité, indispensables pour assurer la conformité des documents dans le temps.
Adapter les métadonnées aux besoins métiers
Arkhineo propose à ses clients des critères d’indexation standards pour les documents, tout en offrant la possibilité de personnaliser ou d’enrichir certains critères en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation.
Les entreprises s’assurent que l’archivage respecte leurs procédures internes et facilite leur gestion quotidienne en définissant des métadonnées adaptées aux différents types de documents, tels que :
– factures,
– contrats,
– bons de livraison,
– etc.
L’intégration de métadonnées personnalisées permet également d’optimiser la recherche et le suivi des documents, offrant ainsi une flexibilité indispensable pour répondre aux enjeux métiers. Cette approche sur mesure permet aux entreprises de gérer leur patrimoine documentaire avec une confiance totale et une tranquillité d’esprit, sachant que chaque document est conforme, traçable et sécurisé.
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