La conservation à long terme des documents électroniques est un enjeu majeur pour les entreprises. Garantir leur intégrité et leur accessibilité sur plusieurs années, voire des décennies, nécessite une solution adaptée. Arkhineo vous explique les défis de la pérennité numérique et les solutions pour assurer une conservation fiable et durable des documents.
Les défis majeurs de la pérennité numérique
La conservation des documents numériques à long terme représente un défi complexe, où les entreprises doivent faire face à des risques techniques, et organisationnels menaçant l’intégrité et l’accessibilité des archives.
L’obsolescence technologique, avec l’évolution des formats, des logiciels et des supports, peut rendre certains documents inaccessibles au fil du temps. De plus, les menaces informatiques et incidents techniques peuvent altérer ou détruire des archives essentielles. Les obligations légales de conservation, sur des durées spécifiques, imposent d’appliquer un cadre strict. Sans solution adaptée, les entreprises s’exposent à des risques de non-conformité, pouvant entraîner des sanctions et des pertes financières.
Le SAE Arkhineo pour garantir une pérennité numérique
Un tiers archiveur certifié, tel qu’Arkhineo, offre des garanties contractuelles sur l’intégrité, la pérennité et la réversibilité des documents archivés, assurant aux entreprises une solution fiable, conforme et sécurisée.
Arkhineo prend des engagements sur plusieurs points essentiels :
- L’intégrité des documents : ceux-ci restent inchangés, sans altération ni modification.
- La pérennité des archives : leur lisibilité sont garanties sur le long terme.
- La réversibilité des documents : les entreprises peuvent récupérer leurs archives et les éléments de preuves associés à tout moment.
Arkhineo bénéficie de plus de 20 ans d’expérience, garantissant une expertise éprouvée en archivage électronique. En tant que solution de Docaposte, filiale numérique du Groupe La Poste, Arkhineo s’appuie sur un acteur pérenne, lui-même détenu à 66 % par la Caisse des Dépôts. Cet ancrage institutionnel est un gage de stabilité et de continuité pour les entreprises souhaitant confier leurs documents à un prestataire de confiance.
La pérennité numérique : un enjeu stratégique pour les entreprises
Assurer la pérennité des archives permet de répondre aux exigences réglementaires, de protéger le patrimoine informationnel, de sécuriser les relations contractuelles, etc.
Un archivage électronique fiable garantit la valeur probante des documents, notamment en cas de contentieux ou de contrôle administratif. La mise en place d’un SAE certifié permet d’apporter des preuves d’intégrité et de traçabilité, évitant toute contestation sur l’authenticité des documents.
En choisissant Arkhineo comme tiers archiveur, les entreprises s’assurent une solution souveraine, hautement sécurisée et conforme aux normes les plus strictes (NF 461, ISO 27001, HDS, eIDAS). Elles bénéficient ainsi d’une infrastructure durable, capable d’évoluer avec les exigences réglementaires et technologiques pour garantir une conservation optimale de leurs archives numériques.
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