Une personne demande la suppression de ses données. Dans le même temps, la loi impose à l’entreprise de conserver certains documents. Le doute s’installe : faut-il supprimer ou conserver ? Cette situation est courante. Et elle expose à un double risque : ne pas respecter le RGPD d’un côté, ne pas respecter les obligations légales de conservation de l’autre. Pour rester conforme, les organisations doivent savoir précisément quelles données peuvent être supprimées et quels documents doivent être conservés. Le droit à l’oubli et l’obligation de conservation ne s’opposent pas. Mais ils exigent une gestion documentaire claire, des règles définies et des outils adaptés. Arkhineo vous explique.
Droit à l’oubli et conservation : deux logiques différentes
Le RGPD reconnaît le droit à l’oubli lorsque les données ne sont plus nécessaires, lorsque le consentement est retiré ou lorsque le traitement devient illicite.
À l’inverse, de nombreux textes imposent des durées minimales de conservation :
- obligations comptables et fiscales
- obligations sociales et RH
- conservation des contrats et des preuves en cas de litige
- etc.
Ces deux logiques ne sont pas contradictoires. Elles reposent sur une distinction essentielle : données personnelles d’un côté, documents soumis à obligation légale de l’autre.
Un document contenant des données personnelles mais soumis à une obligation de conservation ne peut pas être supprimé, même en cas de demande d’effacement. En revanche, toute donnée sans utilité légale ou contractuelle doit pouvoir être supprimée.
Ce qui doit être conservé, même en cas de demande d’effacement
Certains documents doivent être conservés jusqu’à la fin de leur durée légale. C’est non négociable (documents comptables et fiscaux, documents RH, contrats et documents commerciaux, documents à valeur probante). Même si ces documents contiennent des données personnelles, ils ne relèvent pas du droit à l’oubli tant que l’obligation de conservation s’applique. En pratique, chaque type de document est associé à une durée de conservation précise, définie par la réglementation et rappelée par l’administration.
Ce qui doit être supprimé ou anonymisé
À l’inverse, certaines données personnelles n’ont plus à être conservées une fois leur finalité atteinte. Cela concerne notamment les données de prospection sans consentement valide, les données clients devenues inactives au-delà de la durée définie, les CV de candidats non retenus après la période autorisée, les données techniques ou logs devenus inutiles, ainsi que les données collectées sans base légale claire. Ces données doivent être supprimées ou, lorsque c’est nécessaire, anonymisées, de manière sécurisée et traçable.
Le rôle clé de l’archivage électronique
La difficulté n’est pas juridique. Elle est opérationnelle.
Les organisations doivent être capables de :
- distinguer clairement ce qui doit être conservé de ce qui doit être supprimé
- appliquer des durées de conservation précises
- automatiser la suppression à échéance
- tracer chaque action
Un système d’archivage électronique (SAE) certifié permet de répondre à ces exigences. Il garantit l’intégrité des documents conservés, leur valeur probante et leur accessibilité dans le temps. En parallèle, il évite la conservation excessive de données personnelles.
Une gouvernance documentaire indispensable
Concilier droit à l’oubli et obligation de conservation repose sur une gouvernance documentaire rigoureuse :
- un modèle documentaire clair
- des durées légales bien définies
- un cycle de vie maîtrisé des documents
À échéance, la suppression doit être automatique, sécurisée et traçable. Cela limite les risques, respecte les droits des personnes et renforce la conformité RGPD.
Arkhineo, solution de Docaposte, accompagne les organisations dans cette démarche. Elle offre un environnement de conservation maîtrisé, conforme et pérenne.
Entre effacement et conservation, la cohérence passe par des règles claires et des outils adaptés.
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