Le GED et le SAE sont radicalement différents, tant en termes d’usages que de fonctionnalités. Il est nécessaire de ne pas les confondre ni les substituer, le SAE garantissant sécurité, intégrité, pérennité, traçabilité et lisibilité sur le long terme des documents électroniques archivés.
Il est nécessaire de distinguer l’archivage électronique à vocation probatoire au sein d’un Service d’Archivage Electronique ou SAE et une Gestion Electronique de Documents ou GED. La première va en effet bien au-delà de la simple conservation passive de fichiers, mais de nombreuses entreprises et collectivités n’en ont pas encore conscience. Il est cependant important de faire la distinction entre un système de gestion qui décrit, classe et partage des documents et un autre qui garantit l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité de documents électroniques finalisés.
Le SAE garantit l’intégrité, la pérennité, la traçabilité et la lisibilité des documents
Les nombreux nouveaux logiciels de sauvegarde et l’essor des nouvelles technologies donnent l’impression aux organisations qu’elles peuvent conserver simplement et en toute sécurité leurs documents sur la durée. Mais il ne s’agit en aucun cas d’archivage à valeur probante, et n’est ni légal ni pérenne. Seul le SAE est capable de garantir l’intégrité des documents électroniques durant toute la durée de conservation, de même que leur pérennité et la traçabilité des actions menées durant leur cycle de vie. Lors de l’opération de versement d’un document dans un système d’archivage, il doit être converti dans un format pérenne, de même que ses informations descriptives et applicatives encapsulées. Des informations sur les droits d’accès et/ou de confidentialité de l’archive permettant de conserver l’ensemble du contexte historique du document sont également ajoutées.
Certification et signature électronique : la valeur ajoutée du SAE
Il est nécessaire pour un système d’archivage électronique de se conformer aux normes de sécurité, mais surtout de pouvoir en justifier, grâce notamment à la certification NF461. Celle-ci permet de vérifier tous les éléments de preuve associés à un document archivé (signature électronique, rapport de vérification d’intégrité, etc.). Dans le cas de la signature électronique, démontrer qu’un document existait bel et bien à une date « certaine » (non modifiable par l’administrateur) est essentiel. Les documents signés électroniquement nécessitent une validation de la signature en amont et impliquent une mise à jour technologique régulière durant sa conservation, pour éviter une obsolescence ou une compromission de l’algorithme utilisé dans la signature.
La technologie du SAE permet de protéger les documents archivés
L’intérêt du SAE par rapport à une simple GED réside également dans la qualité du dossier de preuve : traçabilité des événements, preuve d’intégrité, date certaine etc.). Ce système permet également la réversibilité : elle ne restitue pas simplement le fichier mais également tous les éléments nécessaires au maintien de sa valeur probante et de sa traçabilité. Le SAE permet de protéger les documents de l’entreprise face à toutes sortes de menaces telles que des malveillances internes ou des erreurs de manipulation d’utilisateurs. Ce système réalise en effet des vérifications des périodes d’intégrité des documents archivés et, s’il est certifié NF461, la destruction des fichiers est encadrée et ne peut être opérée qu’en différentes étapes avec plusieurs niveaux de validations.
La GED et le SAE sont complémentaires
Il ne faut donc pas confondre un système d’hébergement de fichiers ou une GED avec un véritable service d’archivage électronique de données à valeur probante, sur le long terme. Si le premier ne sert qu’à faciliter l’activité au quotidien, le second représente un point clé pour la pérennité et la conformité des documents électroniques de l’entreprise ou de la collectivité : ceux-ci sont garantis intègres et authentiques. Ces deux systèmes ne peuvent donc se substituer l’un à l’autre, mais leurs caractéristiques les rend plutôt complémentaires.