L’archivage électronique est devenu une composante stratégique incontournable pour les éditeurs de logiciels et les revendeurs. En effet, il permet de proposer des solutions conformes aux obligations réglementaires tout en étant transparent pour le client final. Arkhineo se distingue comme le leader reconnu dans ce domaine. Comment cette expertise peut transformer votre proposition de valeur ?
I. Les besoins des éditeurs de logiciel
Pour les éditeurs de logiciels, l’archivage électronique est devenu un impératif pour garantir la conformité réglementaire et la sécurité des documents. Dans le contexte, où les transactions et les échanges de documents se multiplient, cette exigence devient encore plus critique.
« C’est un secteur dont les besoins sont de plus en plus importants. Nous constatons aujourd’hui que les éditeurs de logiciels et les revendeurs constituent une part significative de notre activité chez Arkhineo, avec plus de 80 partenaires dans notre portefeuille client. En effet, ces éditeurs et revendeurs représentent plus de 80% de notre activité, soulignant l’importance croissante de ce secteur. », partage Sébastien Duval, Responsable des partenariats de la BU Archivage Docaposte.
Les éditeurs de logiciels proposent des solutions spécifiques pour différents processus métiers. Tous ces documents créés sont confrontés à des règlementations strictes et les éditeurs doivent assurer l’intégrité des documents et leur disponibilité sur le long terme par exemple :
- La dématérialisation des notes de frais nécessite de répondre aux exigences de l’arrêté du 22 mars 2017.
- Les factures dématérialisées doivent être archivées 10 ans conformément aux réglementations en vigueur.
- Lors de la dématérialisation des bulletins de salaires au sein d’une entreprise, l’employeur doit archiver ses exemplaires des bulletins de salaire pour une durée de 5 ans et mettre à disposition les exemplaires des salariés pendant 50 ans.
Par ailleurs, les éditeurs de logiciels sont confrontés à des exigences légales en constante évolution, aussi bien sur leur cœur de métier que sur l’archivage. La mise à jour de la réglementation européenne eIDAS inclue des dispositions spécifiques sur l’archivage électronique. Cette nouvelle réglementation permettra une harmonisation des lois d’archivage électronique à travers les différents pays européens, facilitant ainsi la collaboration et l’expansion sur de nouveaux marchés. À cet égard, l’année prochaine sera marquée par l’introduction du cahier des charges pour le service de confiance d’archivage électroniques.
II. L’expertise d’Arkhineo au service des revendeurs
Arkhineo intervient en tant que partenaire stratégique, offrant non seulement un SAE à l’état de l’art, mais aussi une expertise approfondie sur les normes et les meilleures pratiques en matière d’archivage.
Grâce à cette assistance, les revendeurs peuvent proposer à leurs clients des services d’archivage de haute qualité tout en se concentrant sur leur activité principale.
« Notre capacité à répondre aux besoins spécifiques de nos partenaires, pour tous les processus de dématérialisation comme, la gestion de factures, les notes de frais, les ressources humaines ou la signature électronique, constitue notre véritable atout. Nos interlocuteurs auprès des revendeurs sont ainsi doubles : les départements IT pour répondre aux besoins d’archivage stricto sensu mais nous échangeons également avec les départements juridiques pour les accompagner dans la satisfaction des exigences légales », affirme Sébastien Duval.
Arkhineo est l’acteur le plus certifié du marché, avec des certifications telles que NF 461, HDS, SOC 2 & 3, ISO 27001, eIDAS pour la validation et la préservation des signatures et cachets électroniques et d’autres. Ces certifications sont une garantie supplémentaire de l’engagement de la solution envers la qualité et la sécurité de ses services.
L’archivage électronique avec Arkhineo offre non seulement une solution conforme et intègre, mais aussi un partenariat solide et pérenne pour ses clients.
« Nos engagements contractuels assurent à nos clients qu’en cas de rupture d’intégrité des archives, Arkhineo prend en charge les préjudices subis. », précise Sébastien Duval.
III. La valeur ajoutée pour les partenaires
Arkhineo propose des modules complémentaires pour des besoins d’archivage plus élevés : par exemple, Cryptoneo permet le chiffrement des archives. Cette fonctionnalité renforce la sécurité et la confidentialité des documents.
En choisissant Arkhineo comme solution d’archivage, les revendeurs et éditeurs de logiciels bénéficient de :
- la conservation à long terme,
- la gestion des droits et des accès,
- et la conformité réglementaire.
La solution Arkhineo s’intègre parfaitement aux offres partenaires afin d’offrir au client final une expérience fluide et intuitive.
En tant que seul tiers archiveur qualifié eIDAS pour la validation et la préservation des signatures et cachets qualifiés, Arkhineo permet de vérifier que la signature ou le cachet électronique et le certificat associé étaient valides au moment de leur apposition, ajoutant une valeur significative à l’archivage. Cette validation assure aux entreprises la fiabilité et la conformité de leurs signatures électroniques.
Présent dans plus de 15 pays au sein de l’Union Européenne, Arkhineo offre une solution d’archivage internationale. Le service s’appuie sur des datacenters hébergés en France ou en Allemagne, garantissant une sécurité et une conformité aux normes européennes strictes.
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