Billet actualisé
La transformation numérique passe aussi par l’archivage électronique. Attention toutefois à la solution de conservation choisie, qui doit respecter l’intégrité et la valeur probante des données sur le long terme.
Depuis quelques années, le sujet majeur de réflexion dans les entreprises est la transformation numérique. Celle-ci permet de simplifier les « parcours » de vente, d’améliorer les délais de réponses clients et d’optimiser les processus internes. Elle réduit également les risques en encourageant la traçabilité des données électroniques.
Les longs échanges de documents papier complétés manuellement, acheminés par voie postale, vérifiés et archivés laissent progressivement la place à une économie dématérialisée « paperless ».
Une transformation numérique encadrée par la législation
L’évolution de la législation depuis les années 2000 a permis en France et dans tous les pays de l’U.E d’introduire en Droit la notion d’écrit électronique.
En conséquence, les différentes législations (Droit Civil, Droit de la preuve, Droit fiscal, Droit Social, Droit du Travail et Droit Commercial) ont rendu possible l’utilisation de documents nativement électroniques. Pour cela, il est important de respecter quelques principes fondamentaux :
• la date « certaine »
• le rattachement du document à la personne (physique ou morale) de qui il émane
• la conservation « intègre » de ce document pendant toute la durée des obligations d’archivage
Les entreprises peuvent donc désormais, dans leur transformation numérique, s’appuyer sur ces processus 100% dématérialisés. Et respecter ainsi une législation qui fait preuve de beaucoup plus d’exigences qu’à l’époque du papier.
Le Droit fiscal permet depuis de nombreuses années l’utilisation de factures électroniques selon différentes modalités. En 2016, plus de 400 millions de factures électroniques B2B ont été échangées en France, soit 20% des 2 milliards de factures B2B annuelles. Le Droit du travail autorise la remise de bulletins de salaire au format numérique. Le Droit Civil intègre dans les contrats (contrats commerciaux, de travail, souscription de produits d’épargne ou d’assurance, de crédits, etc.) la signature électronique.
La législation permet de s’affranchir du papier et d’utiliser des documents 100% numériques recevables juridiquement. Mais, elle impose en contrepartie des « garde-fous » concernant leur modalité de conservation et leur archivage :
• le maintien de l’intégrité pendant la durée de conservation
• la localisation sur le territoire Français ou de l’U.E
• la protection des données personnelles éventuellement contenues dans ces documents
Sans compter les exigences spécifiques aux documents contenant des données de santé à caractère personnel.
Transformation numérique pour un archivage électronique à valeur probante
L’archivage électronique consiste à conserver des informations et des documents numériques sous format électronique provenant de sources telles que :
• un logiciel de gestion (comptabilité ou ERP pour les factures électroniques, les bons de livraison, les états comptables ou encore les « F.E.C »,
• un logiciel de type CRM pour des commandes clients ou des contrats, etc.)
• un site Internet (commerce en ligne, extranet clients …)
Mais aussi, en mobilité, l’usage d’un logiciel métier sur une tablette (pour des contrats ou souscriptions clients, bons de commande…) ou sur smartphone (pour des bons de livraisons).
Grâce à l’évolution de la législation en 2016, il est possible d’archiver en toute conformité la version numérique de documents papier numérisés. En effet, l’archivage électronique à valeur probante ne consiste pas à stocker de manière passive des données sur un serveur ou un support externe (disque optique, etc.). Il permet de vérifier l’origine du document et son format.
L’objectif est de maintenir l’intégrité des documents numériques dans le temps ainsi que sa lisibilité. Et cela pour des durées de conservation pouvant aller jusqu’à 50 ans pour certains documents.
Pourquoi se tourner vers l’archivage électronique ?
Les 3 principales raisons expliquant la nécessité d’archiver sont des raisons administratives, probantes et patrimoniales.
Tout d’abord, archiver c’est répondre aux obligations légales de conservation existant pour de nombreux types de documents utilisés par les entreprises. En effet, les écrits numériques font l’objet des mêmes obligations légales de conservation que leurs équivalents papier pour des durées identiques. Ils doivent aussi être conservés dans des conditions à en « garantir l’intégrité » pendant toute la durée des obligations légales.
C’est également le moyen de retrouver rapidement un document archivé afin de répondre à la demande d’une administration (Administration fiscale, URSSAF, inspection du travail, etc.).
C’est ensuite protéger ses droits, en étant capable de produire des documents à valeur probatoire. Pour l’entreprise ou l’organisation, il s’agit de la capacité à apporter la preuve des engagements et de l’exécution de ses obligations vis-à-vis de ses partenaires : actionnaires, fournisseurs, clients, salariés, administration… et fournir des documents électroniques recevables juridiquement afin de se défendre en cas de contentieux administratif ou judiciaire.
S’appuyer sur un SAE pour archiver ses documents
Le système d’archivage électronique (SAE) choisi doit en plus de la conservation stricte du document, y ajouter les conditions et les preuves de conservation de sa valeur probante. Il doit être en mesure de fournir un « dossier de preuves » contenant l’intégralité des éléments relatifs à l’intégrité, la traçabilité des actions et des contrôles effectués sur le document.
Enfin, archiver, c’est maîtriser ses risques et préserver la pérennité de son activité. Mais aussi disposer d’un ensemble de documents en vue :
• d’une action opérationnelle
• d’une prise de décision (finance, vente, marketing, etc.)
• ou de redémarrer dans de bonnes conditions après un sinistre.
La fonction patrimoniale permet donc de répondre aux besoins internes de l’organisation. Elle permet, au-delà des évolutions des nouvelles technologies, de restituer dans 5, 10 ou 30 ans des documents lisibles et intelligibles.
La conservation de fichiers électroniques sur du long terme n’est pas si simple. Elle fait face à de nombreux enjeux :
• pannes
• remplacement de serveurs, de disques
• attaques informatiques
Pour cela, il est impératif d’assurer un maintien et un déroulement du processus d’intégrité de ses fichiers sur du long terme.
S’appuyer sur un système d’archivage électronique reste le meilleur moyen d’être en conformité. Les prestataires de confiance numérique disposent de certifications officielles relatives aux normes et aux standards nationaux et internationaux :
• certification NF461 relative à l’archivage électronique
• certification ISO 27001 relative au management de la sécurité informatique
Ils restent la meilleure assurance pour accompagner l’entreprise dans sa nécessaire dématérialisation.