Les contrôles réglementaires font partie intégrante de la vie des organisations. Pour y faire face sereinement, la mise en place de bonnes pratiques de conformité est indispensable. Arkhineo vous explique comment anticiper un audit de conformité et sécuriser la gestion documentaire grâce à l’archivage électronique.
Qu’est-ce que le contrôle réglementaire et la conformité ?
Le contrôle réglementaire est une procédure menée par des autorités compétentes pour vérifier qu’une organisation (entreprise ou entité publique) respecte les lois, règlements ou normes applicables à son secteur d’activité. Il peut porter sur différents aspects :
- fiscalité,
- données personnelles et RGPD,
- environnement,
- santé,
- sécurité,
- protection du consommateur et de l’épargnant,
- ou encore gestion des documents.
Pour éviter sanctions et litiges, les organisations doivent démontrer leur conformité, c’est-à-dire leur capacité à appliquer les obligations légales en vigueur et à fournir des preuves de leur respect, en particulier en matière de protection des données.
Dans ce cadre, l’intégrité des documents, la traçabilité des actions effectuées sur ceux-ci, le respect de leur confidentialité et de leurs durées légales de conservation sont des éléments essentiels. Sans une gestion rigoureuse des archives, les risques de non-conformité et des conséquences juridico-financières associées à cette dernière augmentent.
Les bonnes pratiques pour assurer la conformité réglementaire
Pour être prêtes à faire face à un audit de conformité, les organisations doivent mettre en place une politique de gouvernance documentaire claire. Cela passe par une identification précise des documents à valeur légale, de leurs durées de conservation prévues par la réglementation, de leurs niveaux de confidentialité et la centralisation des documents dans un environnement sécurisé. La gestion des droits d’accès, la traçabilité des actions effectuées sur les documents, l’automatisation des processus de destruction en fin de cycle de vie et l’existence de dossiers de preuve contenant les éléments clés constituent de nos jours l’état de l’art des bonnes pratiques en la matière.
De plus, il est recommandé de documenter les processus internes et d’être en mesure d’accéder à tout moment aux preuves de conformité, en particulier lors d’un audit de conformité. Cela permet de répondre rapidement aux demandes des autorités, de limiter les risques de sanction et de renforcer la crédibilité de l’entreprise.
Le SAE Arkhineo : un allié pour passer un audit de conformité
Face aux enjeux liés au contrôle réglementaire, le recours à un Système d’Archivage Électronique (SAE) certifié, comme celui proposé par Arkhineo, constitue un atout important. Conformément aux normes en vigueur, le SAE Arkhineo garantit l’intégrité, la traçabilité, la confidentialité, la sécurité et la pérennité des documents archivés. Il permet de prouver que les documents n’ont subi aucune altération pendant leur conservation, ce qui est indispensable en cas d’audit.
Le portail MyArkhineo, conçu pour assurer traçabilité, accessibilité et sécurité tout en respectant les normes de conformité, permet aux personnes habilitées au sein des organisations d’accéder facilement à leurs documents archivés et aux éléments de preuve associés : journaux de cycle de vie, empreintes, attestations de conformité. En cas d’audit de conformité, ces éléments peuvent être fournis rapidement (via un transfert sécurisé s’ils sortent du périmètre de l’entreprise), permettant à l’entreprise de démontrer sa rigueur documentaire et son respect des obligations légales.
Une protection renforcée face aux enjeux du RGPD
Avec l’explosion récente des violations de données personnelles (+20% en 2024) et le doublement des sanctions CNIL (87 sanctions pour 55,2M€ d’amendes), les contrôles liés au RGPD représentent une préoccupation majeure pour les entreprises. Le SAE Arkhineo répond à cette problématique en protégeant l’archivage des preuves de conformité (registres des traitements, consentements, analyses d’impact), renforçant ainsi la position de l’entreprise face aux autorités de contrôle tout en préservant sa réputation.
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