La gestion documentaire repose aujourd’hui sur deux approches complémentaires mais bien distinctes : la GED et le SAE. Si la GED permet de créer, modifier et organiser les documents du quotidien, l’archivage électronique via un SAE assure leur conservation à long terme dans un cadre strictement réglementé. Arkhineo vous explique.
Comprendre l’archivage GED
La GED (Gestion Électronique des Documents) est une solution de gestion de contenus dédiée au stockage et à la gestion active des documents numériques utilisés au quotidien dans les processus métiers. Elle permet de centraliser les fichiers, de les modifier, de les annoter, de les classer ou encore de les partager entre collaborateurs. Cette flexibilité fait de la GED un outil incontournable dans la gestion des documents vivants, comme les contrats en cours de rédaction ou les rapports de projet (archives courantes).
Cependant, la GED n’a pas vocation à garantir le maintien de l’intégrité, de la pérennité (re-lisibilité) ni la valeur probante des documents dans le temps. En cas de litige, un document simplement stocké dans une GED peut ne pas suffire à faire preuve. Pour assurer une conservation à vocation probatoire conforme aux exigences légales ou réglementaires, le recours à un Système d’Archivage Électronique (SAE) est indispensable.
L’archivage à valeur probante
L’archivage électronique via un SAE permet de sécuriser la conservation à long terme des documents électroniques. Contrairement à la GED, un SAE garantit :
- l’intégrité,
- la traçabilité,
- la sécurité,
- et la pérennité des documents archivés.
Il s’appuie sur des normes strictes comme la NF Z42-013 (et la certification associée NF 461), l’ISO 27001, voire la certification HDS pour les documents contenant des données de santé à caractère personnel, et respecte les exigences du Code civil en matière de valeur probante des documents numériques.
Le SAE est essentiel pour les documents à valeur juridique ou réglementaire : contrats, bulletins de paie, factures, preuves de consentement, PV de réception de chantier, certificats de conformité etc. Il permet de gérer le respect des durées de conservation légales, de respecter les contraintes du RGPD, d’assurer la non-altération des fichiers et de fournir des éléments de preuve en cas de contrôle ou de contentieux.
Archivage et stockage : deux approches complémentaires
Bien qu’ils répondent à des objectifs différents, la GED et le SAE ne sont pas concurrents mais complémentaires. La GED permet une gestion dynamique des documents courants (archives courantes), tandis que le SAE assure leur archivage sécurisé une fois finalisés (archives intermédiaires). Ces deux outils interviennent à différentes étapes du cycle de vie du document.
Le cadre réglementaire, les durées de conservation, le coût ou encore le niveau de sécurité sont autant de critères à considérer pour choisir la bonne solution. Pour les documents engageants, seule une solution d’archivage électronique à valeur probante comme celle d’Arkhineo permet de répondre aux exigences légales de conformité et de traçabilité. Le SAE vient donc en complément de la GED pour assurer une gestion documentaire complète et conforme aux enjeux de l’entreprise.
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