La transformation numérique a fait évoluer un grand nombre de métiers et le domaine de l’archivage en est un bon exemple. Si les bases de l’archivistique demeurent identiques, la dimension numérique a bouleversé les pratiques et l’image de cette activité. Elle a aussi donné naissance au métier de l’e-archiviste. Qui est-il ? Et quelles sont ses missions ? Arkhineo vous explique.
Premier rôle : la collecte des données par l’e-archiviste
L’objectif de la collecte est de garantir la préservation de l’acte authentique. Il s’agit autant que possible d’acquérir la copie originale. Un e-archiviste collecte les versements et va au-delà de l’acquisition d’anciennes archives. Dans une logique d’enrichissement de ses fonds, il recherche des archives extérieures. Aujourd’hui, la collecte est élargie à des documents numérisés (copies numériques de documents) et à des documents dématérialisés (ou archives numériques).
Deuxième rôle : le tri des fonds collectés
Cette tâche consiste à garder, éliminer ou classer les documents collectés. Des règles et des procédures définies par la direction des archives de France et la « Politique d’Archivage » de l’entreprise encadrent donc le tri des données collectées. Ainsi, les fonds collectés sont « raisonnés et encadrés » afin de garantir leur valeur probante et leur intégrité.
Troisième rôle : la conservation des documents par l’e-archiviste
La conservation des données est l’une des missions principales d’un e-archiviste. L’objectif est de préserver la recevabilité juridique des documents ainsi que leur durée de conservation dans des conditions de sécurité optimales. Pour optimiser sa gestion documentaire, il pourra faire appel à un prestataire d’archivage électronique partenaire. En tant que prestataire de service de confiance, un tiers-archiveur l’accompagnera dans sa stratégie d’archivage électronique pour garantir l’intégrité, la pérennité, la confidentialité, la disponibilité et la réversibilité des documents archivés.
Quatrième rôle : la diffusion des données électroniques
Cette mission a pour but de faire connaître et rendre accessibles les fonds conservés à différents utilisateurs. Un système d’archivage électronique (SAE) conserve et partage notamment les données électroniques en toute sécurité. L’e-archiviste veille ainsi à diffuser et reproduire les documents électroniques les plus demandés par ses clients internes ou externes.
En fin de compte, l’archivage numérique rend les tâches de l’e-archiviste moins pénibles. Le métier de l’archiviste classique est amené (selon le niveau d’aménagement des sites) à se déplacer fréquemment dans des bâtiments situés loin des bureaux, aux accès parfois difficiles et impliquant des manipulations de boîtes ou de caisses.