De nombreuses entreprises ont compris que la dématérialisation de leurs documents et l’utilisation de documents nativement numériques leur apportent de nombreux gains en termes de : conservation, sécurité, conformité, traçabilité, accessibilité des données, économies d’impression et de m2 ! Et à l’heure des enjeux du développement durable, l’archivage électronique participe à une démarche zéro papier.
Un système d’archivage électronique : une économie de papier
La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) exploité dans un centre de données alimenté en énergie exclusivement « green », s’inscrit dans une démarche de développement durable. Elle intègre donc des principes écologiques de diminution des ramettes de papier. En plus, Arkhineo encourage le recyclage de la chaleur dégagée de ses data centers pour alimenter le chauffage des bureaux ou des logements.
La transformation numérique a accéléré le remplacement des archives physiques (les documents papiers) par des fichiers dits électroniques ou numériques. Ce procédé moderne, œuvre à gérer efficacement et intégralement l’ensemble des documents produits en interne ou émanant de toutes les parties prenantes de l’entreprise (clients, fournisseurs…).
D’année en année, une hausse importante du volume des documents a été constatée, quelle que soit l’activité de l’entreprise. La dématérialisation des process est donc devenue un enjeu majeur. Ainsi, le volume d’impressions papier baisse de 6 à 8% chaque année. Pour ce faire, tout un cadre de réglementations en vigueur doit être respecté :
- les règles juridiques applicables à l’archivage électronique,
- la mise en œuvre de procédures d’authentification,
- le respect de la protection des données.
En effet, cette transformation digitale reste une alternative de premier choix pour répondre aux problèmes de stockage volumineux et de gestion de grandes quantités d’archives. L’implémentation d’un système d’archivage électronique favorise donc le recyclage et encourage l’objectif « zéro papier ».
Quels sont les bénéfices ?
Opter pour une solution de système d’archivage électronique (SAE) participe à l’objectif « zéro papier » et apporte de nombreux avantages. Découvrez-les ci-dessous.
- Réduction des coûts : l’utilisation d’un SAE permet de réduire au minimum le volume des courriers traditionnels, des papiers d’impression, ainsi que les dépenses logistiques.
- Sécurisation des informations : l’archivage des données électroniques dans un SAE garantit la sécurité des documents tout au long de leur cycle de vie.
- Valeur écologique : le choix d’un SAE permet de communiquer sur une entreprise engagée pour un objectif « zéro papier » et de valoriser son image de marque.
La signature électronique favorise également l’économie du papier. Elle permet d’authentifier un document électronique grâce à un signataire unique. Sa valeur légale est la même qu’une signature sur un document papier. Elle repose donc sur le principe d’intégrité et de recevabilité juridique.
À cela s’ajoutent également le gain de temps et la diminution des risques d’erreurs d’archivage et de conservation.
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