Face à l’explosion des volumes de fichiers et à la dématérialisation croissante des processus métier, la gestion des documents numériques est devenue un enjeu central pour les entreprises. Sans organisation adaptée, le format numérique peut rapidement engendrer désordre, pertes d’information et non-conformité. Arkhineo vous explique.
Pourquoi bien gérer ses documents numériques est devenu essentiel
Dans les organisations, la généralisation du format numérique s’est accompagnée d’un accroissement massif des documents produits. Pourtant, peu d’entreprises disposent d’une véritable gouvernance documentaire. En l’absence de politique structurée, les fichiers numériques s’accumulent de façon désordonnée, créant un phénomène d’infobésité digitale.
Ce vrac numérique engendre des risques, notamment :
- des documents mal nommés,
- mal conservés,
- doublons,
- des difficultés à retrouver le document original,
- une absence de traçabilité, etc.
Pire encore, de nombreux collaborateurs organisent leur documentation PDF ou bureautique à leur manière, rendant l’ensemble hétérogène, peu exploitable et fragile. Sans règles de conservation claires, des documents à valeur probante peuvent être supprimés trop tôt ou conservés sans justification légale. Pour y remédier, Arkhineo propose une solution intégrée dans son SAE, permettant d’identifier les documents sensibles à conserver, de fixer des durées légales et, en cas de contentieux, d’appliquer un gel temporaire sur le sort final du document pour en suspendre la destruction.
Les bonnes pratiques pour organiser et sécuriser ses documents numériques
Pour éviter ces dérives, une gestion documentaire rigoureuse s’impose. Cela passe par la définition d’une hiérarchie claire (plans de classement, arborescences de dossiers), un plan de nommage homogène et un contrôle des accès pour sécuriser les documents sensibles. Il est également essentiel d’adopter une politique d’archivage : quels documents conserver, combien de temps, selon quels critères (valeur légale, historique, métier) ? Ces règles doivent être documentées et appliquées de manière systématique. Intégrer des métadonnées, horodatages, ou journaux d’action permet de renforcer l’intégrité et la traçabilité des documents. Des outils adaptés, tels qu’une GED (Gestion Électronique des Documents) ou un DMS (Document Management System), peuvent aider à structurer et automatiser ces bonnes pratiques. Toutefois, pour les documents engageants, ils ne remplacent pas un archivage à valeur probante sur le long terme, assuré par un Système d’Archivage Électronique (SAE).
Outils et solutions pour une gestion optimale des documents numériques
Les solutions de GED permettent de créer, classer et partager des fichiers numériques, mais elles ne sont pas conçues pour garantir la valeur probante ni la conservation à long terme. Pour répondre à ces besoins, le SAE s’impose en complément de la GED. Il garantit l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents sensibles (contrats, bulletins de paie, rapports financiers, etc.).
Une solution comme Arkhineo permet d’archiver des documents numériques en toute conformité avec les normes en vigueur, tout en assurant un accès sécurisé aux éléments de preuve en cas de contrôle. Le portail MyArkhineo permet notamment de retrouver facilement chaque document original et d’en prouver l’authenticité, grâce à une traçabilité complète de son cycle de vie.
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