La distinction entre copie scannée et copie numérique fidèle est essentielle. Si la première est une simple reproduction sans valeur légale, la seconde garantit une valeur probante équivalente à l’original papier. Pour être opposable en justice, un document numérisé doit suivre un processus rigoureux. Arkhineo vous explique les différences entre ces notions et comment l’archivage électronique permet d’assurer la pérennité des documents en toute conformité.
Copie scannée vs copie numérique fidèle : quelle différence ?
La copie scannée est une simple reproduction numérique d’un document original réalisée avec un scanner ou un appareil photo. Bien qu’elle permette d’accéder plus facilement aux documents, elle n’offre aucune garantie d’intégrité, car son contenu peut être modifié sans laisser de trace. Ainsi, en cas de litige, une copie scannée ne peut pas toujours être reconnue comme preuve valable devant un tribunal.
À l’inverse, un document numérisé qui est qualifié de copie fiable répond à un processus rigoureux de numérisation fidèle et d’un archivage électronique conforme, encadré par l’article 1379 du Code civil. Pour être considérée comme une copie fiable, la numérisation doit respecter plusieurs critères techniques et organisationnels, notamment :
- Une reproduction à l’identique du document papier, via un processus de numérisation fidèle certifié NF 544,
- L’application d’un scellement numérique pour garantir l’intégrité,
- L’archivage de la copie fidèle dans un SAE certifié NF 461.
Une copie fiable possède ainsi la même valeur probante que l’original papier et peut être opposée en justice, sous réserve de conditions de numérisation et d’archivage strictes.
L’archivage électronique pour l’obtention d’une copie fiable
Une copie fiable doit être conservée dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) pour préserver sa valeur légale. Ce dernier assure :
- L’horodatage pour attester de la date de dépôt,
- Le scellement numérique pour empêcher toute modification,
- Une traçabilité totale grâce à la journalisation des actions.
Sans archivage électronique conforme, une copie fidèle peut perdre sa valeur légale si elle est mal conservée ou altérée au fil du temps.
Pourquoi s’appuyer sur un tiers de confiance comme Arkhineo ?
Si la numérisation fidèle est la première étape essentielle pour obtenir une copie fiable, c’est l’archivage électronique qui en garantit la pérennité, et qui vient finaliser ce statut. Arkhineo, tiers archiveur de confiance, assure une conservation sécurisée et conforme aux normes légales.
Docaposte, maison mère d’Arkhineo, propose un service de numérisation fidèle, complété par l’archivage électronique d’Arkhineo. Cette approche permet aux entreprises de bénéficier d’une solution complète, afin d’obtenir des copies fiables.
Avec plus de 20 ans d’expertise et des certifications comme NF 461 et ISO 27001, Arkhineo garantit :
- L’intégrité des documents archivés,
- Leur pérennité,
- Et leur réversibilité.
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